ZyLAB ONE is de totaal oplossing voor het afhandelen van Woo-verzoeken. Door gebruik te maken van de juiste workflow en technische mogelijkheden is het afhandelen van het Woo-verzoek efficiënter en sneller. Hieronder staan een aantal mogelijkheden beschreven op welke manier u veel tijd, mankracht en kosten kan besparen.
| Anonimiseren |
1. Automatisch anonimiseren/lakken van persoonlijke informatie door middel van eenvoudige en complexe zoekopdrachten; geschikt voor het snel anonimiseren van o.a. namen, organisaties, BSN nummers, creditcardnummers, IBAN en email adressen (tot het @-teken).
3. Voldoet aan de Interdepartementale standaard voor de Woo; lakken tot het @-teken, publiceren van het Woo-besluit met witte zones met een zwart kader en opdruk van de gehanteerde uitzonderingsgrond.
4. Veilig anonimiseren/lakken; alle documenten met anonimiseringvlakken worden omgezet naar plaatjes. In het kader van de openbaarheid worden de plaatjes omgezet naar doorzoekbare PDF/A bestanden die op een website kunnen worden geplaatst en doorzoekbaar zijn voor Google, Bing en andere zoekmachines. Ieder lakvlak wordt gelogd inclusief vermelding van de gehanteerde uitzonderingsgrond.
| Documentverzameling en selectie |
5. Eenvoudig importeren en uploaden van informatie; of het nu e-mail bestanden zijn of verzamelingen van documenten van een netwerk share of uit het zaaksysteem, documenten kunnen eenvoudig worden toegevoegd aan het ZyLAB systeem.
6. Drag ‘n drop e-mail vanuit Microsoft Outlook direct in ZyLAB ONE; snel e-mail toevoegen aan het Woo-besluit door vanuit Microsoft Outlook direct e-mails met attachments in ZyLAB One te slepen.
7. Snel zoeken; met de zoek mogelijkheden kan snel een selectie gemaakt worden van de documenten die onder het besluit vallen.
8. Keyword lijsten; lijsten met keywords kunnen direct gematcht worden met alle documenten om zo direct inzicht te krijgen in de hoeveelheid documenten die onder het besluit kunnen vallen.
9. Analyse van documenten; alle documenten worden geanalyseerd om ervoor te zorgen dat alle informatie in de documenten doorzoekbaar is. Dus plaatjes worden door middel van OCR doorzoekbaar gemaakt, ZIP en RAR bestanden worden geopend en alle documenten eruit gehaald.
11. Duplicaat detectie; alle exacte duplicaten worden gemarkeerd zodat duplicaten niet meerdere malen bekeken hoeven te worden.
12. Labelen van documenten; Gebruik het labelen van de documenten om de documenten te organiseren, te structuren en te prioriteren.
| Woo-besluit maken |
13. Conversie vooraf naar PDF is niet noodzakelijk; alle documenten worden als origineel opgenomen in ZyLAB ONE. Op het moment van het maken van het Woo-besluit worden de documenten naar PDF/A omgezet.
14. Zienswijze vragen; Markeer eenvoudig documenten voor Zienswijze en exporteer deze documenten voor beoordeling door een andere partij.
15. Woo-besluit maken; als de juiste documenten zijn geselecteerd en beoordeeld, worden alle documenten in één keer omgezet naar een Woo-besluit inclusief een actuele inventarislijst.
Download één van onze white papers voor meer informatie.