Klanten vragen mij regelmatig hoe zij eenvoudig en snel een e-mail in ZyLAB ONE kunnen zetten. Afhankelijk van de toepassing zijn er diverse 'technische' mogelijkheden. Vaak zijn deze echter complex en vereisen ze acties en toestemming van de ICT-verantwoordelijken. Zo kun je met ZyLAB ONE direct e-mail importeren vanuit Office 365 en G Suite met de juiste rechten. Een andere optie is een export vanuit een e-mailserver naar bijvoorbeeld een PST-bestand (bekijk de uitleg van SSC-ICT). Dit bestand wordt dan weer via een upload in ZyLAB ONE verwerkt.
Bij de afhandeling van Wob-verzoeken bijvoorbeeld, willen gebruikers soms even snel een paar e-mails in ZyLAB ONE zetten om deze e-mails te kunnen anonimiseren of te delen met collega's. Dat kon altijd al door de e-mail lokaal in een map op te slaan en dan te uploaden. Maar er is ook een optie om direct vanuit Microsoft Outlook e-mail te slepen naar ZyLAB ONE. Dat werkt dan een stuk sneller. Zeker met twee schermen naast elkaar.
Om dit te kunnen doen, is er slechts een voorwaarde: je moet een kleine open-source plug-in installeren in Outlook. Deze zogenaamde “Drag and Drop” plug-in zorgt ervoor dat je e-mails, contacten en afspraken direct in het upload scherm van ZyLAB ONE in je Internetbrowser kunt slepen.
Meer details over deze open-source plug-in en de mogelijkheid om deze te installeren vind je hier. Systeembeheerders hebben de optie om deze makkelijk te installeren binnen het netwerk. En omdat het open source is, kan ICT ook beoordelen of de software veilig is om te gebruiken.
De open source Outlook File Drag plug-in is gemaakt door Tony Federer en is te downloaden van GitHub.
In deze korte video, kun je zelf zien hoe het werk.
