De Ultieme Handleiding voor eDiscovery

Voorbij zijn de dagen dat eDiscovery alleen werd gebruikt door advocaten om te zoeken naar “the smoking gun” en voor het blacklinen van geprivilegieerde informatie. Strengere regelgeving, grensoverschrijdende privacywetten en steeds grotere en complexere datasets hebben de reikwijdte en schaal van eDiscovery-technologie uitgebreid.

SaaS en Artificial Intelligence veranderden de eDiscovery-praktijk en transparante prijzen en voorspelbare budgettering zijn inmiddels de standaard. In de loop der jaren is moderne eDiscovery-software een essentieel hulpmiddel voor de hele onderneming geworden.

Een introductie tot eDiscovery

De term eDiscovery mag dan in Nederland lange tijd minder gangbaar zijn geweest dan in de Verenigde Staten, het proces eDiscovery vormt ook hier de kern van elk grootschalig internationaal, mededingings, -, compliance- of fraude onderzoek.

Wat is eDiscovery?

Allereerst de definitie volgens Wikipedia: 

Electronic discovery (also e-discovery or ediscovery) refers to discovery in legal proceedings such as litigation, government investigations, or Freedom of Information Act requests, where the information sought is in electronic format (often referred to as electronically stored information or ESI). Electronic discovery is subject to rules of civil procedure and agreed-upon processes, often involving review for privilege and relevance before data are turned over to the requesting party.

eDiscovery is een proces - naar aanleiding van een verzoek van een toezichthouder, een inzageverzoek of een juridisch geschil - waarbij in korte tijd enorme hoeveelheden informatie doorzocht, gestructureerd en gepresenteerd moeten worden. Dit dient te worden gedaan op verantwoorde en transparante wijze zodat alle betrokken partijen de resultaten van dat onderzoek kunnen gebruiken.

Bij mededingings-, compliance-, fraude- en strafrechtelijke onderzoeken eDiscovery zich grotendeels richten op het doorzoeken van in beslag genomen documenten, computers, internet en email. Het gaat hierbij vaak om het achterhalen van complexe (verborgen) transacties en codewoorden die worden gebruikt om frauduleuze acties te verbergen.

Met de juiste eDiscovery technologie wordt relevante informatie sneller gevonden en kan deze sneller en beter worden verwerkt met minder mensen.

Waarom is eDiscovery belangrijk?

In onze digitale wereld wordt alle juridische waarheidsvinding gedaan op elektronische datasets afkomstig van e-mailboxen, telefoons, tablets, harde schijven, USB-opslag, cloudopslag, enterprise platforms (bijv. Slack, Teams, etc.) , sociale media, gedeelde bestanden, documentbeheersystemen, Microsoft SharePoint en Office 365.

eDiscovery is ontwikkeld als hulpmiddel om deze steeds grotere hoeveelheden en nieuwe soorten “electronic stored information” (ESI) gegenereerd door bedrijven, mensen en apparaten in onze hyper-connected onlinewereld te beheersen.

Alle informatieverzoeken van toezichthouders, inzageverzoeken van werknemers en klanten en verschillende andere partijen hebben betrekking op de inhoud van deze elektronische datasets.

Dit betekent dat de moderne juridische professional deze grote elektronische datasets moet kunnen verwerken. En dat kan alleen met moderne (eDiscovery) technologie. Dit is de enige manier om nog beslissingen te kunnen nemen op basis van feiten in plaats van op basis van gissingen en veronderstellingen.

Dit is de enige manier om op tijd en nauwkeurig te kunnen voldoen aan informatieverzoeken. En de enige manier om hoge kosten, reputatieschade, boetes, ontregeling en stress te voorkomen.

Waar komt eDiscovery vandaan?

Met “discovery” werd oorspronkelijk de zoektocht naar informatie in gerechtelijke procedures aangeduid. Toen deze informatie steeds meer in elektronische vorm kreeg, kwam daar de “e” voor te staan.

Deze elektronische vorm van feitenonderzoek is in Amerika onderworpen aan strikte regels en processen waarbij vooral wordt gekeken naar de relevantie van de te overhandigen data.

In 2006 werd "eDiscovery" een gedefinieerd proces onder de Amerikaanse “Federal Rules of Civil Procedure” (gewijzigd in 2015). Sindsdien legt de FRCP de richtlijnen en spelregels voor eDiscovery vast,

Verschillende partijen zoals de Sedona Conference en EDRM hebben sindsdien voorzien in de standaarden en praktische richtlijnen voor het eDiscovery proces.

Tegenwoordig zijn juridische geschillen allang niet meer de enige aanleiding voor eDiscovery. Door de toenemende regeldruk is feitenonderzoek voor het beantwoorden van verzoeken van de toezichthouders, de belangrijkste reden voor eDiscovery geworden.

Mededinging, financieel toezicht, privacy, consumentenbescherming, belastingen, fraude, omkoping, gezondheidszorg, milieu zijn slechts enkele van de aandachtsgebieden van de autoriteiten.

Mededingingsonderzoeken zijn het meest berucht. Deze hebben namelijk betrekking op enorme datasets en resulteren niet zelden in een serie van vervolgrechtszaken waarbij de data voor langere tijd toegankelijk moet blijven.

Privacyregelgeving zoals de AVG en CCPA creëerde een hele reeks nieuwe verplichtingen. Niet alleen moeten datalekken direct worden gemeld, ook alle personen van wie de informatie is geschonden, moeten worden geïnformeerd.

En nog meer verstorend voor de dagelijkse gang van zaken zijn inzageverzoeken op basis van het "Recht op inzage" (AVG / GDPR) of het "Right to know" (CCPA) en het recht om te worden vergeten of verwijderd.

Aanleiding voor eDiscovery

• Juridische geschillen en procesvoering
• Strafrechtelijk onderzoek
• Bewijsbeslag
• Informatieverzoeken van en dawn raids van toezichthouders
  • Concurrentie en antitrust
  • Financieel toezicht
  • Privacy en databescherming
  • Gezondheidszorg
  • Milieu
  • Sociale zekerheid
  • Voedsel en consumptiegoederen
• Arbitrage
• Wob
• (Interne) onderzoeken
• Audits en compliance controles
• Inzageverzoeken en het recht om te worden vergeten
• Afhandeling van datalekken

Wat kan eDiscovery worden toegepast?

In wezen zijn er vijf belangrijke gebruiksscenario's waarin eDiscovery-technologie de massieve dataverzamelingen bij advocatenkantoren, overheidsinstellingen en bedrijven in heel Europa, de VS en andere landen over de hele wereld efficiënt beheert, analyseert en valideert.

eDiscovery voor strafrechtelijk onderzoek

Traditioneel vertrouwen handhavingsinstanties en juridische teams op eDiscovery-technologie de verwerking van grote hoeveelheden digitaal bewijsmateriaal uit een breed scala aan bronnen. Denk bijvoorbeeld aan onlinecommunicatie uit pc's, laptops, smartphones, draagbare apparaten, maar ook opnames uit op het lichaam gedragen video- en beveiligingscamera’s. Europese landen staan steeds meer confiscatie van digitaal bewijs toe. Onderzoekers mogen hierin dan zoeken naar trefwoorden die door een rechter zijn goedgekeurd.

eDiscovery-technologie komt op verschillende manieren ten goede aan strafrechtelijk onderzoek, maar een van de grootste voordelen is wel het vinden van cruciaal bewijsmateriaal in enorme hoeveelheden onbeduidende gegevens.

Geavanceerde zoekmogelijkheden vereenvoudigen het proces voor de gebruiker en verhogen tegelijkertijd de relevantie van de resultaten. De VN maakt gebruik van eDiscovery voor de oorlogstribunalen en de OLAF – de antifraude afdeling van de Europese Commissie gebruikt eDiscovery in haar onderzoeken.

eDiscovery voor verzoeken van toezichthouders en interne onderzoeken

In hun loopbaan stappen veel rechercheurs over naar de particuliere sector. Zij gaan daar vooral aan de slag op de juridische en interne veiligheidsafdeling. Met die overstap, nemen zij de technieken die zij gebruikten in strafrechtelijke onderzoeken, mee naar deze organisaties. En deze zetten ze vooral in bij het beantwoorden van informatieverzoeken van toezichthouders en de bijbehorende interne onderzoeken en preventieve audits om erachter te komen wat er echt is gebeurd.

Een eDiscovery-platform breidt de mogelijkheden uit om intern compliance-activiteiten en het voldoen aan verzoeken van toezichthouders van begin tot eind te beheren. Het platform ondersteunt tevens reguliere interne audits, zodat u zich kunt voorbereiden en potentiële reputatieschade, boetes en rechtszaken kunt voorkomen.

• Consolideer verspreide gegevens en volg automatisch de wettelijke beperkingen met betrekking tot privacy en databescherming die van toepassing zijn wanneer data van het ene rechtsgebied naar het andere worden getransporteerd.
• Standaardiseer en verwerk ongelijksoortige soorten gegevens en automatiseer ondertussen de tijdrovende en arbeidsintensieve aspecten van het beoordelen en analyseren van data.
• Selecteer relevante feiten en ontdek de verborgen verhalen die zich in de gegevens verbergen. Visuele presentaties van de data geven in één oogopslag inzicht en onthullen communicatiepatronen en relaties die u pas na maanden handmatige beoordeling zou ontdekken.
• Alle processen zijn gedocumenteerd en dus verdedigbaar. Ingebouwde workflows en op maat te maken rapportage besparen enorm veel tijd en werk.
• Routinematige compliance- en informatieverwerkingsprocessen zijn geautomatiseerd waardoor een veel grotere nauwkeurigheid wordt verkregen.

eDiscovery voor geschillen en juridische procedures

eDiscovery-technologie is nog het beste hulpmiddel voor het efficiënt verwerken van de enorme hoeveelheden digitaal bewijsmateriaal dat partijen uitwisselen tijdens civiele procedures.

eDiscovery-technologie levert de nauwkeurigheid, snelheid en kostenbesparingen die organisaties nodig hebben in commerciële arbitrage. Commerciële arbitrageorganisaties zoals de International Chamber of Commerce (ICC) in Parijs en de Netherlands Commercial Court (NCC) staan discoveries tussen betrokken partijen op een gelijksoortige manier plaatsvinden als in Amerika zijn vastgelegd in de FRCP.

Commerciële arbitrage kan in Europa flink besparen op tijd en kosten, vooral wanneer bij geschillen contracten met partijen buiten Europa zijn betrokken, zoals Azië, Afrika en het Midden-Oosten, waar het rechtsstelsel sterk varieert.

Statisch gezien neemt het aantal internationale arbitragezaken per jaar aanzienlijk toe. Hieronder valt ook een voortdurende toename van claims op het gebied van energie en bank/ financiën. Internationale arbitrage heeft de voorkeur boven nationale rechtbanken, onder andere omdat het een neutraal forum biedt voor internationale geschillen.

eDiscovery voor privacy - en databescherming

In de loop der jaren hebben ongecontroleerde technologische vooruitgang en voortdurende schending van de privacy, geleid tot strikte voorschriften voor de bescherming van privacy en data.

Deze privacywetten brengen aanzienlijke compliance uitdagingen met zich mee voor elke organisatie die persoonlijke gegevens verzamelt, verwerkt, opslaat en overdraagt. Of die persoonsgegevens nu in datacenters, in de cloud of bij een derde partij worden bewaard, de entiteit die verantwoordelijk is voor de gegevens (ook bekend als de "data controller") moet deze te allen tijde beschermen.

De GDPR heeft een geheel nieuwe dimensie toegevoegd aan eDiscovery in Europa. De California Consumer Privacy Act doet nu hetzelfde in de VS. De GDPR biedt mensen op twee manieren de mogelijkheid om te kiezen hoe hun informatie wordt gebruikt: “inzageverzoeken” en het “recht om worden vergeten”.

Bij het uitwisselen van persoonsgegevens is een hele reeks wetten over privacy- en databescherming van toepassing. Of data nu de straat of de grens overgaat, persoonsgegevens vereisen verschillende niveaus van bescherming, afhankelijk van de gevoeligheid van de informatie (persoonlijk, medisch, financieel, enz.). Sterke versleuteling kan van toepassing zijn op data zowel tijdens transport als in rust. Informatiebeveiliging moet voldoen aan alle toepasselijke normen, inclusief die in de ISO / IEC 27001-serie.

En vergis u niet. Gegevensbeveiliging mag duur klinken, de kosten als u deze negeert zijn nog veel hoger. Gartner voorspelt dat tegen 2021 organisaties die verplichtingen rondom privacybescherming omzeilen en daarbij worden betrapt, uiteindelijk 100% meer aan compliance kwijt zijn dan concurrenten die zich wel houden aan “best practices”.

Een eDiscovery-platform voldoet aan de vereiste normen voor informatiebeveiliging en waarschuwt wanneer privacy- en beveiligingswetten van toepassing zijn bij data uitwisseling tussen rechtsgebieden. Via een platform kunt u de redactie van persoonsgegevens automatiseren, waardoor privacy-compliance nog eenvoudiger wordt dan het indrukken van een knop.

Meer over privacy - en databescherming

eDiscovery voor FOIA en Wob

Over de hele wereld zorgen wetten voor de openbaarheid van overheidsinformatie ervoor dat burgers zicht hebben op het werk van de overheid. In Amerika heb je de zogenaamde Freedom of Information Act (FOIA). In Nederland zorgt de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob) voor een transparante overheid.

Meer informatie over Wob en FOIA.

Wat zijn de basisprincipes van eDiscovery?

eDiscovery is de identificatie, verzameling, analyse, beoordeling en productie van ESI in reactie op een verzoek om informatie in een rechtszaak of onderzoek. eDiscovery begint op het moment dat een informatieverzoek is ontvangen of een rechtszaak is voorzien. Het proces loopt door tot het moment dat de relevante informatie voor de rechtbank worden gepresenteerd.

Preservation

Het begint allemaal met de locatie van potentiële bronnen van ESI en het bepalen van de reikwijdte van de eDiscovery-zaak. Alle betrokken partijen zijn verplicht om potentieel relevante ESI zeker te stellen en ervoor te zorgen dat ESI wordt beschermd tegen ongepaste wijzigingen of vernietiging.

Juridische partijen aan beide zijden bepalen vervolgens de omvang van de eDiscovery. Met de tegenpartij kan worden onderhandeld over zoekparameters. In overleg kunnen de partijen afspreken wat er wordt gezocht en wat wel of niet relevant is. Zo kunnen zij de totale inspanning die nodig is voor het zoeken, beoordelen en produceren beperken.

Dit overleg wordt "Meet-and-Confer" genoemd en is in Amerika vastgelegd in de FRCP. Regel 26 (f) van de FRCP vereist dat partijen vroeg in een rechtszaak bijeenkomen om te onderhandelen over een eDiscovery-plan dat de kosten en lasten voor elke partij zal verminderen.

Collection

Nadat de reikwijdte van de eDiscovery is bepaald, kunnen partijen beginnen aan het verzamelen van de relevante ESI uit de verschillende bronnen.

Moderne eDiscovery-platforms zoals ZyLAB ONE, collecteren data rechtstreeks uit de bron door gebruik te maken van standaardcollectors voor Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, Google Apps for Work en vele andere. In ZyLAB ONE kunt u, indien nodig, uw eigen collector toevoegen om rechtstreeks vanuit een andere informatiebron te verzamelen.

Processing & analysis

Tijdens het processen (de verwerking van de documenten) moeten alle documenten worden geanalyseerd op aanvullende metagegevens, specifieke inhoud, e-mailthreads, duplicaten, geprivilegieerde informatie en nog veel meer.

Alle ESI moet worden verwerkt om ruis en duplicatie te verminderen. In deze fase wordt de relevante ESI geïdentificeerd. Processing is waarschijnlijk het belangrijkste onderdeel van eDiscovery: met het gebruik van geavanceerde data analytics kunnen juridische teams het volume van niet-relevante gegevens drastisch elimineren voordat verwerking ter beoordeling plaatsvindt.

In ZyLAB ONE worden resultaten gevisualiseerd in een analysedashboard dat u direct inzicht in de gegevens geeft. Hiermee kunt u een goede Early Case Assessment (ECA) uitvoeren. Op basis van de eerste bevindingen kunnen reeds verwerkte gegevens opnieuw worden geanalyseerd met behulp van nieuwe analyseregels.

Nauwkeurige ECA is belangrijk. Dit is het moment waarop u het risico inschat om een ​​rechtszaak te vervolgen of te verdedigen. Soms zijn de bevindingen voldoende om met de tegenpartij tot een regeling te komen. Meer dan 90% van alle zaken in de VS worden vooraf beslecht.

Review

Beoordeling in gerechtelijke procedures is het proces waarbij elke partij in een zaak de documenten en gegevens waarover zij beschikken, doorzoekt en analyseert om te bepalen welke geprivilegieerd of relevant zijn voor de zaak. Later in de procedure zal hetzelfde worden gedaan voor de documenten en gegevens die door de tegenstanders zijn ontdekt.

Tijdens dit “review proces” kan elk document worden “getagd” volgens bepaalde categorieën. Zo zijn er tags voor relevante, geprivilegieerde of vertrouwelijk materiaal. Ook kan iedere partij eigen categorieën aanmaken.

Production

In deze fase worden documenten voorbereid voor gebruik in de rechtbank en de uitwisseling tussen de verschillende raadslieden. Documenten moeten eventueel worden geconverteerd naar een statisch formaat (bijv. TIFF, PDF). Om het aantal documenten dat moet worden gecontroleerd, kan Technology Assisted Review worden gebruikt. Dit proces maakt het mogelijk om documenten voor te prioriteren.

Technology Assisted Review

Technology Assisted Review (TAR) - ook bekend als Computer Assisted Review (CAR) of Predictive Coding - maakt gebruik van een reeks algoritmen om documenten te zoeken en te sorteren die relevant zijn dataonderzoeken of eDiscovery.

Met machine learning is het mogelijk om het systeem te leren specifieke documentcategorieën te herkennen. Dit wordt gedaan door het systeem voor elke categorie een aantal positieve en negatieve vooraf gelabelde voorbeelden te geven.

ZyLAB ONE maakt gebruik van verschillende methoden voor automatische documentclassificatie ter ondersteuning van technology assisted review (TAR). Deze gepatenteerde methoden variëren van eenvoudige, op zoekopdrachten gebaseerde, reguliere expressies, gazetteers (woordenboeken) tot geavanceerde methoden met behulp van natuurlijke taalverwerking (NLP) en machine learning.

Wat kost eDiscovery?

eDiscovery wordt snel duur, zeker omdat het proces vele valkuilen kent waardoor makkelijk, kostbare fouten kunnen worden gemaakt.

De totale kosten van eDiscovery zijn afhankelijk van veel factoren. Allereerst gaat het om de aard van de zaak en of deze wel of niet in de rechtszaal terecht komt. Daarnaast zijn er voor de hand liggende kosten zoals de juridische, proces-, technologie-, data-, review- en productiekosten. Maar er zijn ook kosten die nooit volledig op voorhand bekend zijn.

Tijdens een eDiscovery komen alle andere bedrijfsprocessen op een laag pitje te staan. Het management besteed alle kostbare tijd aan het voorbereiden van een mogelijk proces. En aan dit soort verlies kunt u moeilijk een prijskaartje hangen.

Het zelfde geldt voor de bedrijfsreputatie. De goede naam van het bedrijf is een kostbaar bezit en een onnauwkeurig uitgevoerde eDiscovery kan uw zwaarbevochten reputatie in gevaar brengen. Wanneer blijkt dat de wet is overtreden, kan dit uw bedrijf rechtstreeks raken, bijvoorbeeld als u wordt uitgesloten van deelname aan openbare aanbestedingen.

De enige manier om de kosten van eDiscovery te beheren, is door proactief de controle over het proces te heroveren. Voorbereid zijn op eDiscovery, de bekende kosten begrijpen en een idee hebben van de onbekende kosten is van cruciaal belang om het effect van eDiscovery te verzachten.

Hoe maak ik het beste gebruik van eDiscovery?

Zelf eDiscovery doen klinkt ontmoedigend, maar de argumenten daarvoor zijn overtuigend. Door geavanceerde eDiscovery-technologieën in huis te halen, kunt u alle eDiscovery-processen intern uit voeren en creëert u een “safe harbor” voor uw data die zich aanpast aan uw uitdagingen nu en in de toekomst.

Easy eDiscovery

eDiscovery technologie is niet langer duur of moeilijk in gebruik. SaaS en Artificial Intelligence veranderden de eDiscovery-praktijk en transparante prijzen en voorspelbare budgettering zijn inmiddels de standaard. 

Met "Do it yourself" (DIY) middelen kunt u data eenvoudig uploaden via de browser en vrijwel onmiddellijk beginnen met het review proces. Hierdoor is het mogelijk om een eDiscovery-project bijna helemaal alleen uit te voeren.

Ontwikkelingen in Artificial Intelligence en krachtige (juridische) zoektechnologie hebben enorme vooruitgang geboekt. Grote dataverzamelingen worden nu volledig automatisch verwerkt: gegevens worden uitgepakt, verrijkt, geanalyseerd en automatisch georganiseerd met ongekend snelheid- en nauwkeurigheid. In slechts een fractie van de tijd kunnen grote hoeveelheden informatie worden doorzocht en relevante documenten onmiddellijk worden geïdentificeerd.

In loop der jaren is moderne eDiscovery-software een essentieel hulpmiddel voor de hele onderneming geworden.