Zonder risico de kosten van data onderzoeken en eDiscovery inperken

[Deze blog verscheen eerder als artikel in de nieuwsbrief van General Counsel Netherlands]

Bedrijven zijn over het algemeen slecht voorbereid als het gaat om onderzoeken in elektronische data. Dat is begrijpelijk, want zulke onderzoeken zijn eerder incident dan regelmaat. Door de toegenomen regeldruk, vereiste transparantie, (compliance) audits en steeds grotere hoeveelheden data, krijgen bedrijven echter steeds vaker met zo’n onderzoek te maken en worden ze disruptiever en duurder.

De impact van dergelijke onderzoeken neemt vooral toe als er meer aan de hand is en toezichthouders zich gaan roeren. Of wanneer de reputatie van het bedrijf in het geding komt. Op zo’n moment breekt paniek uit en moet er snel worden geschakeld. Er is dan geen tijd om alternatieve oplossingen naast elkaar te leggen en een competitief inkoopproces in te gaan. Het enige wat dan nog rest, is de hele zaak uit handen geven. Alle relevante data en een blanco cheque worden dan overgedragen aan een externe dienstverlener.

Het wegnemen van juridische risico’s en het beschermen van de reputatie van het bedrijf, is voor General Counsel essentieel. Bij het uitvoeren van zo’n dataonderzoek, kan hij of zij zich geen enkel risico veroorloven. Tegelijkertijd moet het kostenplaatje wel verdedigbaar blijven. Kosten besparen zonder risico te lopen, is met beschikking over de juiste technologie, zeer goed mogelijk.

Regie behouden

Zelf de controle over eDiscovery houden, betekent niet dat u alles ook helemaal zelf hoeft te doen. Het inschakelen van externe hulp blijft altijd mogelijk, maar door zelf nadrukkelijk de regie te voeren, kunt u die resources efficiënter inzetten. Hierdoor worden zowel de kosten als het proces beter beheersbaar.

De sleutel tot een beter onderzoeks- of eDiscovery-traject is het in handen houden van de teugels over een zeer foutgevoelig proces. Van het audit-trail van de juridische opslag tot de manier waarop IT de data heeft verzameld; alles gebeurt op de juiste manier wanneer je zelf de regie voert. Door een volwassen protocol te formuleren, kunt u altijd op tijd produceren wat er overgedragen dient te worden.

Effectiever samenwerken

Door zelf in ieder geval de eerste controle en filtering op duidelijk niet relevante data in eigen huis uit te voeren, verlaagt u de kosten die u kwijt bent aan de advocaat. De prijs voor het beoordelen van data ligt tussen de €1500 tot €25.000 per gigabyte. Als u zelf een eerste check doet, kunt u vaak wel 90 procent van de data reduceren vanwege overduidelijke irrelevantie. De laatste 10 procent kunt u dan doorsturen naar de advocaat die de eindbeoordeling doet. Zo bespaart u enorm op de kosten zonder af te doen aan kwaliteit.

Controle behouden is ook belangrijk waar het gaat om het aansturen van de advocaten en de datastroom naar externe partijen. Dankzij het overzicht dat de juiste software biedt, bent u in staat potentiële problemen aan te pakken voordat het echte problemen worden. Door snel te schakelen, bespaart u tijd en geld en is het niet nodig de business onnodig te verstoren.

In de tussentijd leest u meer over hoe moderne eDiscovery software het mogelijk maakt de kosten voor eDiscovery te beheersen in de whitepaper “Expect the Unexpected: how to control the hidden costs of eDiscovery”.