Woo Tips

3 tips om jouw organisatie voor te bereiden op de actieve openbaarmaking van de Woo.

Vanaf 1 mei 2022 zal de ‘Wet openbaarheid van bestuur’ (Wob) worden vervangen door de ‘Wet open overheid’ (Woo). Met deze nieuwe wet zal er een nadruk gelegd worden op de actieve openbaarmaking. Hierbij 3 tips om jouw organisatie op deze grote veranderingen voor te bereiden.

Tip 1: Speciale afdeling actieve openbaarmaking

Zoals eerder al vermeld zal er met de invoering van de Woo een nadruk gelegd worden op de actieve openbaarmaking. Met de Wob was deze vorm van openbaarmaking er bijna niet. De actieve openbaarmaking van documenten zal gebeuren via het platform ‘PLOOI’ en dit moet tenminste iedere twee weken[1] worden bijgewerkt. Er zal dus veel extra werk plaatsvinden.

Wob verzoeken, dus zonder de actieve openbaarmaking, zijn in 80% van de gevallen te laat.[2] Dit vertelt ons dus dat er al grote moeite is om het huidige aantal verzoeken te verwerken. Nu komen er dus de werkzaamheden voor de actieve openbaarmaking bij. Om je hierop voor te bereiden, is het belangrijk dat er een speciale afdeling actieve openbaarmaking is. Hierdoor creëer je een team van experts, die zich alleen bezighouden met de actieve openbaarmaking. Ook komt er hierdoor een aanspreekpunt, wat duidelijkheid creëert en voor structuur zorgt. Hierdoor wordt ook het aantal stations waar een normale openbaarmaking normaliter doorheen moet, drastisch verminderd.

Tip 2: Stel een duidelijk werkproces voor

Gezien het grote aantal data dat verwerkt zal worden, is een duidelijk werkproces erg belangrijk. Denk bijvoorbeeld aan het verzamelen van documenten voor de actieve openbaarmaking. Als deze op een vaste plek staan en op datum geordend worden, zal dit het werkproces sneller en makkelijker maken. Het register met documenten voor de actieve openbaarmaking moet iedere twee weken worden bijgewerkt en als je eenmaal achterloopt, is het erg moeilijk om dit weer in te halen. Het is ook nog maar de vraag of de actieve openbaarmaking voor minder Woo verzoeken gaat zorgen, aangezien hier sterk aan getwijfeld wordt door experts[3].

Tip 3: Maak gebruik van software om het werk makkelijker te maken

Het kost veel tijd en geld om documenten te verzamelen, te anonimiseren en vervolgens te verwerken. Gelukkig hoeft dit door de alsmaar groeiende digitalisering allang niet meer met papier en stift te gebeuren, maar is hier gespecialiseerde software op de markt voor ontwikkelt. Software die het werk sneller, beter en goedkoper[4] maakt. Ook zorgt het gebruik van gespecialiseerde software voor minder fouten, aangezien het daarvoor is ingericht[5]. Dit komt ook samen met de eerdere punten. Als er een gespecialiseerd team komt dat zich alleen bezighoudt met de actieve openbaarmaking van documenten, zullen zij ook snel leren omgaan met software en hier zelf ‘experts’ in worden, wat het werkproces ten goede zal komen.

Met de Woo in opkomst zijn veel bedrijven en instanties zich al voor aan het bereiden op de vele veranderingen die dit met zich mee zal brengen. Wil jij meer weten over hoe jij je voor kunt bereiden op de Woo? Hier vind je meer informatie over alles wat met de Woo te maken heeft en meer: https://www.zylab.com/nl/blog

[1] Art. 3.3a lid 5 Woo

[3] https://www.zylab.com/nl/blog/de-woo-zorgt-voor-meer-informatieverzoeken

[4] https://www.zylab.com/nl/blog/de-oplopende-kosten-van-de-wob

[5] https://www.zylab.com/nl/blog/5-redenen-waarom-zylab-one-voor-anonimiseren