Hieronder een overzicht van de verschillende functionaliteit die Adobe Acrobat en ZyLAB ONE bieden voor het afhandelen van Wob-verzoeken. Zowel ZyLAB ONE als Adobe Acrobat leveren functies voor het anonimiseren, (zwart of wit)lakken en redigeren van bepaalde informatie in documenten.
Introductie
Het vergelijken van ZyLAB ONE en Adobe Acrobat voelt misschien als appels met peren vergelijken, maar dat is het niet. Voor mensen die zich bezig houden met de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en daarbij Wob-verzoeken moeten afhandelen is het de meest waarschijnlijke vergelijking om te maken. De meeste documenten van de overheid worden publiek gemaakt in PDF formaat. Adobe Acrobat is een hulpmiddel om PDF bestanden te bewerken en geeft opties voor het aflakken en anonimiseren van delen in het document die niet openbaar mogen worden gemaakt. In veel organisaties wordt Adobe Acrobat gezien als de standaard software voor het anonimiseren. ZyLAB ONE is daarentegen een e-Discovery oplossing die het volledige proces ondersteunt van verzamelen, verwerken, analyseren, beoordelen, anonimiseren en de uiteindelijke oplevering van informatie. Steeds meer organisaties stappen over op ZyLAB ONE om het volledige proces van het afhandelen van een Wob-verzoek te ondersteunen.
| ZyLAB One (v.6.0.12106) | Adobe Acrobat Pro (v. 2020.006.20034) | ||
| Platform | Interface | Internet Browser | Bureaublad |
| Data Invoer | Bestandsformaten | 750 + formaten | PDF, Eerst converteren naar PDF |
| Import opties | Drag en Drop, Uploaden vanaf uw computer, Importeer direct vanuit een Email server (Exchange, O365, G Suite), SharePoint en meer | Door middel van Drag en Drop eerst de documenten converteren naar PDF, daarna exporteren als PDF, printen als PDF. Gebruikt plug-ins om te converteren vanuit het oorspronkelijke programma of print en scan het document. | |
| Email bijlagen | Ondersteund | Ondersteund maar blijft in oorspronkelijk formaat. | |
| Verwerking | OCR (tekstherkenning) | Ja | Ja |
| Container formaten (ZIP, RAR, 7zip) | Ja | Nee | |
| Ja | Gedeeltelijk, met direct converteren vanuit Outlook naar PDF blijven de bijlagen in hun originele formaat als bijlage in de PDF. | ||
| Workflow | Workflow ondersteuning | Geïntegreerd door het gebruik van labels en metadata. | Nee |
| Inventarisatielijst (Vaughn Index, privileged logs, etc.) | Gelijk een up-to-date lijst van documenten en statussen. | Nee | |
| Zoekfunctie | Vermogen om te zoeken in alle documenten | Ja | Ja, alleen een gelimiteerd aantal trefwoorden |
| Aflakken | Handmatig aflakken | Ja, zowel tekst als plaatjes | Ja, zowel tekst als plaatjes |
| Aflakken d.m.v. zoektechnologie | Woorden, Boolean, Quorum, Proximity, Zinnen, en meer | Woorden en Zinnen | |
| Aflakken met reguliere expressies | Ja, door gebruiker gedefinieerd | Beperkt, expressies zijn vooraf gedefinieerd | |
| Aflakken gebaseerd op entiteit. (Lakt persoonsgegevens weg, organisaties, enz.) | Ja | Nee | |
| Automatisch aflakken na verwerking | Ja | Nee | |
| Pagina's aflakken | Ja | Ja | |
| Alleen eerste gedeelte e-mail adres aflakken | Ja | Nee | |
| Review | Gemakkelijk en snel zoeken door de gehele set van documenten | Ja | Nee |
| Controle om te kunnen zien wat wordt gelakt voor publicatie. | Ja | Ja, alleen als de optie tot aflakken is toegepast | |
| Samenwerken | Opmerkingen | Ja | Ja |
| Produceren | De uiteindelijke lay-out van de gelakte vlakken veranderen. | Ja | Nee |
| Altijd permanent lakken | Ja | Alleen wanneer de juiste lak optie is toegepast | |
| Transparant lakken zodat derde partijen de gelakte informatie kunnen beoordelen. | Ja | Nee |