WhatsApp en Woo, hoe dan?

Nu de Raad van State in hun uitspraak officieel heeft bevestigd dat ook WhatsApp- en SMS-berichten onder de Woo vallen, rijst de vraag 'Hoe gaan we dat bolwerken?' Als gevolg van deze uitspraak kunnen namelijk berichten op werk- én privételefoons van ambtenaren opgevraagd worden door middel van een Woo-verzoek.

Vreugdevuren

In veel gevallen werd deze informatie - indien van belang - al vrijgegeven zoals in de recent vrijgegeven documenten van de gemeente Den Haag betreffende de vreugdevuren.

Even snel met elkaar communiceren is belangrijk voor velen en ook voor werk-gerelateerde communicatie is het handig om om snel even met elkaar te "appen". Veel organisaties hebben geen beleid voor dergelijke communicatie, en misschien is dát juist noodzakelijk om ervoor te zorgen dat alle werkgerelateerde communicatie beschikbaar is voor informatieverzoeken. Organisaties kunnen kiezen voor een eigen chat- of appsysteem, zodat het in ieder geval makkelijk is voor de medewerkers om elkaar snel berichten te sturen. Software zoals Microsoft Skype, Slack, en Microsoft Teams bieden al dit soort mogelijkheden, en alle berichten kunnen dan ook relatief makkelijk worden gevonden in deze systemen en worden vrijgegeven.

Het blijft natuurlijk altijd de keuze van de medewerker hoe te communiceren, maar door het beschikbaar stellen van de juiste tools en duidelijke instructies kan voorkomen worden dat er belangrijke informatie verspreid wordt over verschillende informatiesystemen (zoals tablets en werk- én privételefoons).

Stel nu dat er nu wel informatie in de SMS en WhatsApp staat dat onder een Woo-verzoek valt. Als eerste moet de betrokkene aangeven dat hij/zij relevante informatie heeft. Vervolgens moet die informatie naar de behandelaar van het Woo-verzoek. Whatsapp chats kan je makkelijk exporteren inclusief alle foto's en video's. Je krijgt dan wel de hele chat, dus deze zal nog moeten worden opgeschoond. Voor Telegram bestaat er ook een dergeljke optie. SMS wordt al lastiger omdat deze informatie niet zelf makkelijk te exporteren is (afhankelijk van de gebruikte telefoon).

Forensische tools

Alternatief is om gebruik te gaan maken van zogenaamde forensische tools. Met behulp van deze tools kan informatie worden veiliggesteld van telefoons en andere informatiedragers. O.a. politiediensten maken van deze tools gebruik om bewijsmateriaal veilig te stellen. Ik kan me voorstellen dat de IT of Woo afdelingen van overheidsinstanties een dergelijke tool gaan gebruiken. Forensische tools maken het mogelijk om alleen voor het betreffende Woo-verzoek relevante informatie van de telefoons van medewerkers te halen.

Dus, heeft iemand informatie betreffende en Woo verzoek op zijn of haar telefoon, dan even langs de IT of Woo afdeling lopen en deze informatie onder toezicht laten kopiëren. Forensische tools worden steeds makkelijker in gebruik en je hoeft echt geen forensisch rechercheur of CSI expert te zijn om dit te doen. De vraag is natuurlijk wel of je medewerkers hiertoe bereid zullen zijn.

Lees dit white paper voor meer informatie over het afhandelen van Woo verzoeken, wil je meer weten over het veiligstellen van whatsapp en SMS, neem dan contact met ons op.