Het afgelopen jaar is er veel te doen geweest rondom de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Vele affaires – denk bijvoorbeeld aan de nog steeds lopende toeslagenaffaire, de Shell papers waarbij 17 overheidsorganisaties zijn verzocht om informatie aan te leveren en de uitspraak van de Raad van State over WhatsApp gesprekken – werden prominent uitgelicht in de nieuwsuitzendingen. Ook ging er regelmatig iets fout bij het anonimiseren van Wob-verzoeken, hetgeen weer leidde tot diverse data lekken.
Internationaal gebeurde er eveneens veel op het gebied van openbaarheid van overheidsactiviteiten. Neem bijvoorbeeld het “impeachment” proces rond President Trump dat bijna volledig in het teken staat van de FOIA (Freedom of Information Act) met alle documenten die daar geanonimiseerd worden vrijgegeven.
Ruimte voor verbetering
Ikzelf ben dit jaar betrokken geweest bij diverse implementaties van de ZyLAB software voor het afhandelen van Wob-verzoeken. Veel overheidsinstanties zien inmiddels in dat met de juiste technologie het proces flink kan verbeteren. Bij veel partijen is duidelijk nog genoeg ruimte is voor verbetering bij het afhandelen van Wob-verzoeken; niet alleen qua software en technologie, maar ook qua proces en organisatie van afhandeling kunnen we nog stappen maken.
Kosten Wob-verzoeken
Dit jaar kreeg ik voor het eerst meer inzicht in de kosten van het afhandelen de Wob-verzoeken. Er kwamen verschillende berichten in het nieuws voorbij, maar ook in diverse discussies op andere kanalen zoals LinkedIn werd gesproken over de hoge kosten. Neem bijvoorbeeld de 1,2 miljoen EURO die de Centrale Commissie Dierproeven kwijt is aan 145 verzoeken in drie jaar tijd van twee personen. Of de advocaatkosten van de gemeente Nederweert van meer dan 100.000 EURO voor de verzoeken van een oud-ambtenaar. Hieruit blijkt dat ook de financiële impact van Wob-verzoeken groot is.
Kennis borgen en proces versnellen
Het afhandelen van Wob-verzoeken is lastig gezien de omvang en de juridische eisen die worden gesteld aan de verwerking van documenten. Fouten mogen niet worden gemaakt. Het werk is vaak specialistisch en juiste domeinkennis is vereist. In de ZyLAB software kunnen we deze kennis na gebruik borgen en hergebruiken in volgende projecten. Hiermee versnellen we het proces bij volgende verzoeken.
Verder zie ik dat wij voor onze gebruikers met ZyLAB het afhandelen van verzoeken kunnen versnellen. Dat levert een enorme besparing op, niet alleen qua kosten, maar ook qua doorlooptijd. Om een voorbeeld te geven; bij een project moesten uit meer dan 300.000 e-mails de juiste documenten worden gevonden die onder het verzoek vielen en vervolgens worden beoordeeld en gelakt. Met gebruik van ZyLAB, duurde dit project slechts een week.
Risico op fouten verkleinen
Ook kom ik nog regelmatig tegen dat documenten eerst worden geprint, daarna worden gescand om daarna in Adobe Acrobat een aantal bewerkingen te kunnen doen. Vervolgens worden deze documenten opnieuw geprint en vervolgens weer gescand om er zeker van te zijn dat sommige informatie ook echt geanonimiseerd is. Dat zijn overbodige handelingen die gemakkelijk geautomatiseerd kunnen worden waarbij veel tijd en moeite bespaard kan worden en risico’s op fouten worden verkleind.
Productaanpassingen
Als productmanager ben ik nauw betrokken bij de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten. Ook voor de Wob hebben wij aanpassingen gemaakt om het proces beter te ondersteunen. We hebben in ons systeem de workflow aangepast en daarnaast diverse functies toegevoegd om het beoordelen en anonimiseren/lakken te verbeteren. Denk aan het automatisch lakken van alle email adressen tot het @-teken, anonimiseren volgens de interdepartementale standaard, het lakken van volledige pagina’s, het automatisch lakken van gevonden entiteiten zoals persoonsnamen en het verbeteren van het proces van zienswijze.
Workshops
Afgelopen jaar hebben we regelmatig gratis workshops gehouden over het afhandelen van de Wob waarbij deelnemers met hun eigen laptop diverse functies binnen de ZyLAB software mochten proberen. Tijdens de workshops waren er leuke interacties en het was voor mij zeer interessant om meer te leren over de manier waarop er wordt gewerkt.
De feedback was behalve zeer nuttig ook enorm leuk, met voor mij als meest memorabele opmerking; “Als ik deze tool had gehad, was ik met het Wob-verzoek niet 9 maanden bezig geweest, maar 2 weken.”
Volgend jaar gaan wij gewoon door met onze workshops de volgende is alweer gepland voor 30 januari in 2020. U kunt zich via deze link inschrijven.
2020
Voor 2020 kunt u veel van ons verwachten. Onze ontwikkelaars en ons Data Science team zijn druk bezig om allerhande kunstmatige intelligentie technieken geschikt te maken voor de Wob. Zo werken zij onder andere aan het herkennen van persoonlijke beleidsopvattingen en het nog beter herkennen van entiteiten zoals personen om sneller en beter te kunnen anonimiseren.
Daarnaast verwacht ik ook een toename van het gebruik van de ZyLAB software voor het afhandelen van de Wob-verzoeken. We hebben afgelopen jaar veel goede gesprekken gehad op evenementen zoals het VNG jaarcongres en Overheid 360 en de interesse in technologie voor het sneller en efficiënter afhandelen van Wob-verzoeken is groot.
Ik ben ook erg benieuwd wat de Wet Open Overheid gaat betekenen voor de Wob. We horen al verschillende geluiden; meer Wob-verzoeken door meer openheid (of juist minder omdat er al meer informatie beschikbaar is). Wij bij ZyLAB blijven in ieder geval alle ontwikkelingen nauwgezet volgen!
Ik wens iedereen fijne feestdagen en alvast een Wobspoedig nieuwjaar.
