Ieder Nederlands bedrijf moet rekening houden met mogelijke verzoeken van interne, binnenlandse of buitenlandse partijen om elektronische data over te dragen. Of u nu een toezichthouder moet aantonen dat uw bedrijf aan bepaalde eisen voldoet of dat u feiten boven water moet krijgen voor een juridisch of intern compliance onderzoek; het is essentieel dat u in staat bent de juiste gegevens zo snel mogelijk boven water te krijgen.
Groter en complexer
Elk bedrijf kan worden geconfronteerd met buitenlandse dataonderzoeken gerelateerd aan patentzaken, aansprakelijkheid, disputen en in het ergste geval bijvoorbeeld bij omkoping of fraude, een buitenlands strafrechtelijk onderzoek. Bij zo’n onderzoek moet alle relevante (digitale) informatie die wordt gedeeld binnen de organisatie, ongeacht het bestandsformaat en de plaats waar deze data is opgeslagen, binnen een bepaalde termijn worden overhandigd.
Omdat het volume aan data en informatie binnen hedendaagse bedrijven steeds maar toeneemt en steeds complexere vormen aanneemt, is technologie onmisbaar bij ieder groot dataonderzoek. De verantwoordelijkheid voor dataonderzoek en inzet van technologie ligt grotendeels bij de CIO.
Controle over de data
Dataverzoeken komen bijna altijd onverwachts en drukken een zware wissel op IT-bronnen. De verzoeken zijn gebonden aan strakke deadlines, de opgevraagde informatie is meestal ongestructureerde en zit diep verborgen in email-boxen, op SharePoint, (lokale) hard drives en andere content managementsystemen. Daarbij komt ook nog de moeilijkheid dat niet zomaar alle informatie worden overhandigd. De regels van de Europese Unie die zijn opgesteld om de privacy van Europese burgers te beschermen, worden steeds scherper.
eDiscovery technologie wordt relevante informatie sneller gevonden en kan deze sneller en beter worden verwerkt met minder. Technologie kan ook worden ingezet om inbreuk op privacy te voorkomen door (nog beter) te inventariseren welke data wordt gebruikt, in hoeverre deze herleidbaar is tot personen en waar deze data vandaan komt en naar toe gaat.
Het belang van bijblijven
Of u nu een toezichthouder moet aantonen dat uw bedrijf aan bepaalde eisen voldoet of dat u feiten boven water moet krijgen voor een juridisch of intern compliance onderzoek; het is essentieel dat u in staat bent de juiste gegevens zo snel mogelijk boven water te krijgen. Maar de eisen die aan een data-onderzoek worden gesteld, veranderen voortdurend en zo’n onderzoek is erg arbeidsintensief.
Als gespecialiseerd softwarebedrijf is ZyLAB voortdurend bezig met het ontwikkelen van nieuwe technieken om zaken op te sporen in de enorme hoeveelheden data die we met z’n allen verzamelen. Doel is technologie te ontwikkelen waarmee gebruikers met minder middelen, sneller meer relevante informatie kunnen vinden. Voorbeelden van deze technologie zijn ingebouwde automatische vertaling, het doorzoeken van audio en visuele classificatie waarmee de inhoud van elektronische informatie die van oorsprong niet doorzoekbaar of leesbaar zijn voor de onderzoeker, toch toegankelijk wordt gemaakt.
Naast deze technische ontwikkelingen, volgt ZyLAB ook de continue veranderende regelgeving en eisen van toezichthouders en (internationale) jurisprudentie op de voet. Deze kennis wordt onder andere in bibliotheken van zoekpatronen en regels opgenomen en dient ook onderhouden te worden.
Voor organisaties is het niet altijd mogelijk om alle technische en juridische ontwikkelingen bij te houden. Het kan daarom zinvol zijn voor organisaties die niet wekelijks grote data-onderzoeken hebben om de techniek daarvoor niet te kopen, maar per zaak te huren via een SaaS-model. Zo beschikken zij altijd over de laatste technologie en over de laatste bibliotheken van zoek-, compliance en jurisprudentie patronen.
