Waarom General Counsel niet meer zonder technologie kan

Dit blog verscheen eerder als artikel in de nieuwsbrief van General Counsel Netherlands

De bescherming van persoonlijke informatie krijgt momenteel veel aandacht. Bij corporate transacties gaat het echter om veel meer dan alleen de bescherming van persoonsgegevens. In complexe zakelijke transacties gaat steeds meer data om. Al deze data moet snel en effectief doorzoekbaar, beheersbaar en beschermd zijn en overdragen mag alleen op een verantwoorde manier.

De bescherming van persoonsgegevens staat steeds hoger op de agenda van bedrijven, overheden en toezichthouders. In complexe zakelijke transacties gaat het echter om veel meer informatie die beschermd moet worden.

M&A en Corporate Transacties: snelheid is cruciaal

In de meeste zakelijke deals is tijd een bepalende factor. Vooral bij M&A, het voorbereiden van herfinanciering, fundraising, securitisatie of grote infrastructurele projecten. Hoe langer deze processen duren, hoe groter de kans dat een deal niet doorgaat of de voorwaarden verslechteren. Bij alle betrokken partijen overheerst een gevoel van urgentie om dingen gedaan te krijgen en snel te reageren op verzoeken.

Due diligence en de voorbereiding van een Virtual Data Room (VDR) als onderdeel van dit proces, zijn tijdrovend en duur. Alle partijen zijn erbij gebaat dit zo snel, veilig, kosteneffectief en kostenefficiënt mogelijk uit te voeren. Maar snelheid mag niet ten koste gaan van de bescherming van intellectueel eigendom, vertrouwelijke informatie of privacygevoelige informatie.

Informatieverzoeken van toezichthouders: wees compleet

Een andere veel voorkomende reden om data te moeten doorzoeken, is een informatieverzoek van een toezichthouder. Deze verzoeken om informatie en documentatie van regelgevende instanties of externe accountants komen altijd onaangekondigd en kunnen de dagelijkse werkzaamheden ernstig verstoren.

De meeste toezichthouders willen dat u binnen een bepaalde, korte periode aangeeft wat relevant is of niet en wat geprivilegieerd is. U krijgt hiervoor vaak niet meer dan ongeveer tien dagen. Het opzettelijk of per ongeluk onthouden of niet verstrekken van informatie kan leiden tot boetes en (aanvullende) invallen en onderzoeken.

Traditioneel werden deze onderzoeken gedreven door concurrentie- en mededingings-overtredingen. De afgelopen jaren zijn (nieuwe) toezichthouders echter begonnen met soortgelijke informatieverzoeken en onderzoeken die verband houden met andere zaken, zoals omkoping, fraude, milieu of gezondheidszorg, gegevens- en consumentenbescherming en veel andere gereguleerde gebieden.

Als gevolg hiervan hebben toezichthouders en aanverwante autoriteiten wereldwijd een blijkbaar onverzadigbare eetlust ontwikkeld voor de toegang tot gegevens die door bedrijven worden opgeslagen. Het aantal en de hoogte van de door hen opgelegde boetes zijn sterk gestegen. Reden voor bedrijven om zich (beter) voor te bereiden.

Gebruik technologie

Of het nu gaat om een corporate transactie, informatieverzoek of het beschermen van persoonsgegevens; de grootste uitdaging zit altijd in het enorme volume van de data. Alle bedrijven bewaren te veel data. Wanneer u zeker moet zijn dat u alle relevante informatie verstrekt en geen gevoelige informatie mag prijsgeven, is het vrijwel onmogelijk dit handmatig te doen. Zelfs de meest briljante zoekvragen resulteren in te veel hits en geen enkel relevantie-ranking-systeem werkt in ieder geval perfect.

Automatisering vereenvoudigt het ontginnen van de enorme hoeveelheden elektronisch opgeslagen informatie en helpt u sneller en meer relevante informatie te vinden, met minder middelen.

Machine Learning is het nieuwe zoeken

Technieken uit het gebied van Artificial Intelligence (AI) die worden ingezet voor zoeken, automatische classificatie, analyse en redactie verhogen de productiviteit. ZyLAB gebruikt deze AI-technologie om veel handmatige taken in dataonderzoek te automatiseren en biedt zo het hoogst mogelijke niveau van volledigheid, efficiëntie en kwaliteit.

General counsel en hun advocaten kunnen relevante documenten automatisch verzamelen vanaf hun oorspronkelijke locatie (e-mail boxen, file shares, MS SharePoint, O365, etc.). Daarna kunnen zij automatisch overeenkomsten onderscheiden van niet-overeenkomsten en de inhoud van specifieke contractuele documenten automatisch analyseren en classificeren. Zo krijgen zij direct inzicht in de contractuele verplichtingen, risico’s en kansen. Eventuele risico’s kunnen worden aangepakt voordat informatie wordt overgedragen of bijvoorbeeld contracten worden toegevoegd aan de VDR.

Commercieel gevoelige informatie en persoonsgegevens kunnen met (auto)-redactie (“blacklining”) en pseudonimisatie worden beschermd voordat informatie openbaar wordt gemaakt of wordt overgedragen aan een derde partij. Door pseudoniemen te gebruiken, behoudt u de mogelijkheid om deze informatie in andere fasen van bijvoorbeeld een M&A-proces, bekend te maken.

Zeker als u gegevens van de EU naar de VS moet overdragen, is het belangrijk dat u persoonlijke en geprivilegieerde informatie goed beschermt. Door blacklining en pseudonimisatie te automatiseren, verhoogt u de kwaliteit en bespaart u oneindig veel tijd.

Wilt u de technologie van ZyLAB kosteloos zelf ervaren? Meld u dan aan voor een gratis testaccount.