Uitdagingen en oplossingen bij grote Woo-verzoeken

De Woo (Wet open overheid) zorgt voor een werklast die een groot beslag legt op de ambtelijke organisatie. Zeker als een Woo-verzoek veel data oplevert, wordt het lastig om daar snel de niet-relevante zaken uit te filteren en vertrouwelijke informatie adequaat te beschermen.

In een open gesprek, gemodereerd door Prof. dr. Ir. Jan Scholtes, bespreken teammanager bestuurlijk juridische zaken bij de provincie Gelderland George Meurders en jurist bij de Gemeente Smallingerland Johan Boersma de uitdagingen en oplossingen met betrekking tot Woo-verzoeken.

Steeds meer Woo-verzoeken

De laatste jaren is er een stijgende trend te zien in het aantal verzoeken bij bestuursorganen in het kader van de Woo. Dit zijn voornamelijk verzoeken van burgers, actiegroepen en journalisten die informatie willen inzien over beleid en besluitvorming. Het doorlezen en beoordelen van de verzoeken, inclusief het aflakken en beschermen ervan, is veel werk. Nog niet gesproken over het risico dat er bestaat om per ongeluk vertrouwelijke informatie vrij te geven.

Pijlers voor verandering

Het is voor organisaties belangrijk om te voorkomen dat ze recht tegenover verzoekers komen te staan. Een organisatie kan allerlei informatie verstrekken, maar als de verzoeker hier het antwoord niet in vindt, blijft hij terugkomen. Aan organisaties de taak om na te gaan wat er precies binnenkomt. Moet dit via een Woo-procedure afgehandeld worden of kan er op een andere manier informatie gegeven worden?

George Meurders: “Bij ons kwam er eens een Woo-verzoek binnen van een advocaat die alle documenten opvroeg over het weghalen en plaatsen van verkeersborden op een kruising. Maar toen we toch eens belden met de man, bleek hij enkel te willen weten of er op een bepaalde datum een bepaald verkeersbord had gestaan. Dit scheelde een complete Woo-procedure.”

Verbeterde communicatie

Communicatie is een belangrijk aspect als het gaat om het verbeteren van de afhandeling van Woo-verzoeken; het is van belang om veel te investeren in de communicatie met de (vooral grote) Woo-verzoeken. Wat wil de verzoeker precies weten en hoe zou die informatie geleverd kunnen worden? Vaak worden er uitgebreide Woo-verzoeken gedaan. Door deze als organisatie niet argwanend te bekijken, maar serieus in ontvangst te nemen, komt u sneller tot de kern van wat iemand wil weten en wordt het makkelijker om informatie te verschaffen.

Maar ook binnen de organisatie zelf is communicatie belangrijk. Door in een handboek het proces van de afhandeling van Woo-verzoeken te omschrijven en een duidelijke taakverdeling te maken, kan dit proces soepeler verlopen. Het is in sommige gevallen beter om een klein aantal mensen specifiek te trainen voor het afhandelen van verzoeken, zodat er een kleine groep experts is die precies weet wat wel en niet werkt en goed om kan gaan met grote pieken.

Slimme software

Een mooi beeld voor de toekomst is dat ‘het monnikenwerk’ als gevolg van Woo-verzoeken overgenomen wordt door slimme software. Hiermee kunnen de gebruikersmogelijkheden geoptimaliseerd worden. Door zoveel mogelijk automatisch te organiseren en klaar te laten zetten door software, hoeven medewerkers enkel nog een laatste kwaliteitscontrole te doorlopen. Hier valt nog een wereld aan te winnen.

In het whitepaper "Omgaan met grote Woo-verzoeken" worden de belangrijkste uitdagingen besproken en geven experts uit de praktijk handvaten en tips hoe het afhandelen van Woo-verzoeken een stuk makkelijker kan.

Het hele gesprek tussen Jan Scholtes, George Meurders en Johan Boersma over de uitdagingen en oplossingen met betrekking tot Woo-verzoeken is hier terug te luisteren.