Nieuwsgierige burgers en media die geïnteresseerd zijn in 30 jaar gemeentebeleid op de Scheveningse Vreugdevuren kunnen hun handen ineen knijpen. De burgemeester van Den Haag, Pauline Krikke, heeft het omvangrijke dossier met jaren van interne en externe communicatie op de gemeentewebsite laten zetten. Door proactief zoveel mogelijk informatie te delen, reageerde de burgemeester op de grote kritiek op haar functioneren na de Scheveningse vonkenregen tijdens Nieuwjaarsnacht.
Zoals bij de meeste mensen bekend, was de jaarlijkse wedstrijd tussen Scheveningen en Duindorp, over wie met Nieuwjaarsnacht het hoogste vreugdevuur kon bouwen, volledig uit de hand gelopen. De bouwers hielden zich niet aan de gemeentelijke afspraken over de maximale hoogte van de houtstapels, al ontkennen zij dit zelf. Door de combinatie van intense hitte en een harde wind vanuit het westen ontstonden er vuurkolommen (firenados) van honderden meters hoog, die de brandende asdeeltjes richting Scheveningen en de duinen bliezen. Wonderwel raakte niemand gewond en was de materiële schade relatief beperkt, maar in de landelijke - en gemeentepolitiek Den Haag sloeg de vlam in de pan.
Tweede-Kamerleden uit het gehele politieke spectrum vroegen om opheldering. De Gemeenteraad wilde weten of het klopte dat de bouwers gemeenteambtenaren hadden geïntimideerd en dat de politie niet had ingegrepen om rellen en verdere brandstichting te voorkomen. Ook was er veel kritiek op burgemeester Krikke vanwege de perceptie dat ze weinig kordaat optrad tijdens Nieuwjaarsnacht en belangrijke informatie achterhield. In eerste instantie gaf Krikke een hoge ambtenaar de opdracht om onderzoek te doen naar de gebeurtenissen. Toen daar hevig protest tegen ontstond (‘eigen vlees keuren’), riep ze de hulp in van het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV). Maar omdat de burgemeester namens de Veiligheidsregio Haaglanden zelf zetelt in het algemeen bestuur van het IFV (‘dubbele petten’), ging ook dit onderzoek niet door. Uiteindelijk was de Onderzoeksraad voor Veiligheid (OvV) de volgende natuurlijke stap om een onderzoek te laten uitvoeren.
Om te voldoen aan de actieve informatieplicht aan de Haagse gemeenteraad en om het onderzoek van de OvV te versnellen, besloot de burgemeester om het gehele dossier over de Scheveningse vreugdevuren online te zetten. Alle relevante informatie over dit onderwerp, bestaande uit enkele honderden gigabytes aan data en verspreid over verschillende locaties en gegevensbronnen, werd gelokaliseerd en bij elkaar gebracht.
Met behulp van specialistische technologie kon een klein team IT-specialisten en juristen in korte tijd alle irrelevante documenten, duplicaten en bijna-duplicaten er automatisch uitschiften. Wat overbleef was iets meer dan 1800 interne beleidsdocumenten en emails, maar ook mail- en briefwisseling met gemeenteraadsleden, bestuurders en de bouwers van de vuurstapels.
Om de privacy van de betrokkenen te beschermen en te voldoen aan de vereisten van de Wet openbaar bestuur (Wob), moesten ook alle persoonlijke gegevens worden geanonimiseerd. Hiervoor werd diezelfde software gebruikt, gebaseerd op de laatste ontwikkelingen in machine learning en kunstmatige intelligentie, om alle privacy- en bedrijfsgevoelige informatie automatisch weg te lakken. Een laatste kwaliteitscontrole verder en dertig jaar aan gemeentebeleid kon met de buitenwereld worden gedeeld, een kleine twee weken nadat de burgemeester hiertoe opdracht had gegeven.
Door proactief alle informatie te delen, kwam burgemeester Krikke tegemoet aan het beeld dat direct na het incident ontstond, namelijk dat ze de stukken aanvankelijk binnenskamers wilde houden. Volgens de Wob is de overheid verplicht alle overheidsinformatie openbaar te maken, met uitzondering van privacy- en bedrijfsgevoelige informatie, ambtelijke beleidsvoorkeuren en staatsgeheimen. Met de Wet open overheid (Woo) die op termijn de Wob zal vervangen, wordt deze openbaarheidsverplichting nog groter. Proactief informatie delen wordt dan de norm en niet de uitzondering, zoals in het geval van een ramp of bijna-ramp in Scheveningen.
Grote organisaties in de publieke sector en de markt hebben steeds meer te maken met gigantische hoeveelheden data, al dan niet persoonlijk en bedrijfsgevoelig, die ze nauwkeurig moeten verzamelen, verwerken en opslaan. Wanneer er een Wob-verzoek of audit-onderzoek binnenkomt, moet de organisatie binnen kort tijdsbestek alle relevante informatie aanleveren, met waar nodig alle gevoelige informatie geanonimiseerd. Dit gehele proces handmatig doorlopen met bijvoorbeeld Adobe Acrobat, zoals nog bij veel bedrijven en overheidsorganisaties gebeurt, is simpelweg niet meer van deze tijd. Met het gebruik van de laatste datamanagementtechnieken heeft de gemeente Den Haag laten zien dat het mogelijk is om een dergelijk grote klus, namelijk het selecteren, verwerken en publiceren van dertig jaar gemeentelijke communicatie, in zeer korte tijd te klaren.
Maar de gemeente Den Haag was zeker niet de eerste overheidsdienst die gebruikt maakt van hoogstaande software bij het datamanagement. Bekijk hier het webinar over de fascinerende mogelijkheden die analytics en kunstmatige intelligentie bieden bij het behandelen van bijvoorbeeld Wob-aanvragen.