SaaS eDiscovery technologie: De toegevoegde waarde van IT voor een advocatenkantoor

Senior partners en bestuurders bij kleine en middelgrote advocatenkantoren beseffen zich niet altijd dat hun IT-afdeling zich in een belangrijke positie bevindt om klanten aan te trekken en werk dat veel opbrengt uit te voeren. Zo beïnvloedt het hoofd van de IT-afdeling de aankoopbeslissingen van de technologie aanzienlijk. Het gebruik van de juiste technologieën is van doorslaggevend belang voor de toekomst van een bedrijf.

Belangrijke informatie en inzichten zijn verborgen binnen de gegevens van cliënten van advocatenkantoren. Advocaten hebben technologie nodig om de bedrijven van hun klanten grondig te begrijpen en hen te helpen bij het aanpakken van juridische problemen. Moderne software-as-a-service (SaaS) -technologieplatforms hebben zichzelf bewezen als de meest effectieve en efficiënte hulpmiddelen voor het verwerken van de vele uiteenlopende eDiscovery-behoeften van klanten van advocatenkantoren.

De IT-afdeling - een natuurlijke eDiscovery-bondgenoot

Vroeger overlaadden advocaten elkaar met papierwerk. Nu is het papier veranderd in data, heel veel data. Advocaten bij kleine en middelgrote bedrijven schakelen meestal hun eigen IT-afdeling in als eerste hulpmiddel bij het bewaren, verzamelen, doorzoeken en verwerken van bedrijfsgegevens.

Maar vaak mist de IT-afdeling geschikte, up-to-date technologieën om deze eDiscovery-uitdagingen aan te gaan. Ze kunnen proberen verschillende tools samen te voegen om afzonderlijke taken uit te voeren (bijvoorbeeld Adobe voor het maken van redacties en Microsoft-programma's om relevante records te zoeken). Maar dat vermindert onvermijdelijk de nauwkeurigheid en de verdedigbaarheid. De enorme hoeveelheden van gegevens die vandaag de dag door bedrijven worden gegenereerd, overweldigen alle zelfontwikkelde technieken om ze te beheren.

Nieuwe mogelijkheden met een nieuwe generatie eDiscovery-technologie IT-afdelingen van advocatenkantoren die zich bewust zijn van de voordelen van SaaS eDiscovery-platforms kunnen hun bedrijven naar meer succes leiden. SaaS-platforms bieden advocaten de broodnodige toegang tot en begrip van de gegevens van hun klanten. Dat is van essentieel belang om als betrouwbare adviseurs te kunnen dienen bij alle verschillende gebieden waar data bij betrokken is.Een SaaS-platform biedt advocatenkantoren aanzienlijke voordelen door advocaten in staat te stellen klanten snel te voorzien van verdedigbare gegevensverzamelingen en -opslag, om vele bedrijfsgerelateerde redenen, waaronder:  

• Geschillen en arbitrage 
• Vorderingen en wettelijke verzoeken 
• Onderzoeken en audits 
• Voorbereiden virtuele dataruimtes bij fusies en overnames  en vendor due diligence processen 
• GDPR (AVG) nalevingscontroles 
• Informeren betrokkenen bij een datalek 

Belangrijkste aandachtspunten voor IT-bestuurders van advocatenkantoren

Met een overvloed aan eDiscovery-opties kan het vinden van het ideale platform een uitdaging zijn voor kleine en middelgrote bedrijven. SaaS eDiscovery-platforms omvatten beproefde, vertrouwde technologieën in tijdbesparende leveringsmodellen. Ze omvatten de volgende aspecten en functies die aansluiten op de IT-behoeften van een bedrijf:

• Eenvoudige integratie met de huidige informatiemanagementtechnologie van het bedrijf. Een supportteam van een leverancier kan ook de integratie vergemakkelijken.
• Aantrekkelijke kosten. U hoeft niet te investeren in dure hardware en software. SaaS-platforms bieden transparante, aanpasbare en voorspelbare prijzen zonder grote voorafgaande verplichtingen.
• Laag onderhoud. Onderhoud, upgrades en beveiligingslasten en -kosten komen voor rekening van leveranciers en niet van interne IT-medewerkers.
• Makkelijk te gebruiken. Systemen die intuïtieve, browsergebaseerde dashboards bieden, zijn eenvoudig te gebruiken en vereisen weinig tot geen training. IT-helpdeskmedewerkers zijn bevrijd van de hoeveelheid gebruikersvragen die zich vaak voordoen bij het gebruik van een mix van technische hulpmiddelen.
• Beschermt gegevensintegriteit. Beveiliging, privacy en verdedigbaarheid zijn belangrijke aandachtspunten van alle betrokkenen.
• Beveiliging en privacy. Inhouse-platforms verminderen het aantal benodigde gegevensoverdrachten en stellen klanten in staat om de veiligheidsrisico's van het verzenden van back-uptapes en harde schijven naar externe consultants te vermijden. Ze bieden één veilige toegangspoort voor alle partijen die de gegevens beschermt en de privégegevens beveiligt.
• Een enkel platform dat al het werk uitvoert, is aanzienlijk betrouwbaarder dan het gebruik van een lappendeken van verschillende technologieën. Machines voeren repetitieve, saaie taken veel nauwkeuriger uit dan mensen, vinden de meest relevante documenten vroeg in het proces en helpen u ernstige fouten te voorkomen, zoals bij het gebruik van ontoereikende redactietechnieken.

Partners van advocatenkantoren overtuigen

In het verleden hebben verschillende problemen verhinderd dat bedrijven - door het gebruik van moderne technologieplatforms - zelf met eDiscovery om konden gaan. Te vaak vereiste eDiscovery-technologie aanzienlijke kapitaalinvesteringen vooraf, uitgebreide training van zowel personeel als software en een hoog niveau van onderhoud waarvoor het personeel en de middelen ontbraken.

De nieuwe generatie SaaS eDiscovery-platforms elimineert deze problemen. Download de whitepaper, Law Firm Technology: A Modern Asset for True Differentiation in the Legal Market, om te leren hoe ontwikkelingen in kunstmatige intelligentie hen efficiënter en effectiever maken dan de eDiscovery-technologieën van de vroege jaren 2000, en hoe hun beschikbaarheid als een software-as-a-service platform kosten, tijd en andere hindernissen vermindert. Ontdek hoe de juiste eDiscovery-tools aanzienlijke besparingen opleveren voor advocatenkantoren en hun klanten!