Nooit meer data kwijt met uw Corporate Memory van ZyLAB

Zoekgeraakte documenten en onvindbare gegevens, het is wat menig manager tot wanhoop drijft. Belangrijke contracten zijn niet terug te vinden omdat ze verkeerd zijn gearchiveerd of onjuist geclassificeerd. De dossierhouder is na decennialange trouwe dienst met pensioen en heeft zijn kennis en portefeuillebeheer onvoldoende overgedragen. Of een goede zoekfunctie in het gegevensbeheersysteem ontbreekt, waardoor de gearchiveerde documenten niet volledig kunnen worden doorzocht. Wie geen overzicht heeft op de data in eigen huis, is aan de goden overgeleverd.

In onze snel digitaliserende wereld met explosief toenemende datavolumes is effectief datamanagement van cruciaal belang. Wanneer een goede strategie afwezig is, worden zakelijke beslissingen genomen aan de hand van aannames in plaats van feiten.

Dit heeft ernstige gevolgen voor de aansprakelijkheid van organisaties op het gebied van bijvoorbeeld contractbeheer, patenten of verzekeringsclaims. Zoekgeraakte of verkeerd gearchiveerde documenten leiden tot kopzorgen in geschil- en arbitragezaken of bij het nakomen van strenge wet- en regelgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Door gebrek aan de juiste informatie, worden organisaties vaak gedwongen tot ongunstige en dure schikkingen of verliezen ze rechtszaken die ze beter niet hadden kunnen beginnen.

Software as a Service (SaaS)

Omdat dossiers steeds complexer worden, voldoet ‘standaard zoeken’ simpelweg niet meer. Een meer geavanceerde functionaliteit op basis van machinaal leren is hard nodig. Met de cloudoplossing van Software as a Service (SaaS) van ZyLAB ONE behouden organisaties het overzicht over hun gegevens en kunnen ze hun data tot op het meest fijnmazige niveau verwerken:

1. In een beveiligd datacenter wordt alle data geëxtraheerd, inclusief ZIP- en RAR-bestanden, maar ook lastig leesbare beeldbestanden als TIF, PDF, PNG en JPG. Met de Information Management Add-on kunnen gebruikers de benodigde meta-data aan hun geüploade documenten toevoegen. Ook kan voor ieder recordtype een meta-datasjabloon worden geconfigureerd om documenten aan de organisatiestructuur te koppelen.
2. Enkele minuten na het uploaden is de data volledig gecategoriseerd en doorzoekbaar gemaakt. Met geavanceerde visualisatietechnieken krijgen gebruikers een duidelijk overzicht van hun gegevens inclusief de mogelijkheid om door te klikken naar de brondocumenten in ‘facet view’ of als traditionele resultatenlijst.
3. Met aanvullende gegevensanalyse (data analytics) kunnen organisaties hun bestaande data doorspitten en bewerken op basis van meer dan honderd zoekvariabelen, waaronder NAW-gegevens, rekeningnummers, taal, geldend recht, overeenkomst, profielfuncties en veel meer. Ook biedt SaaS de mogelijkheid om additionele, organisatiespecifieke functies voor extractie te laten ontwikkelen.
4. Machine Learning (ook wel Technology Assisted Review of TAR genoemd) stelt de gebruiker in staat voorbeelddocumenten nauwkeurig te selecteren en beoordelen, gemiddeld vijftien tot twintig keer sneller dan wanneer dit handmatig gebeurt (afhankelijk van het type data). 

Brede toepassingen

Machine learning en kunstmatige intelligentie vinden steeds meer hun weg bij informatiebeheer in een groeiend aantal functies. Zo is het van grootste belang om de volledige beschikking te hebben over de meest nauwkeurig gegevens:

• Bij langdurige en complexe onderhandelingen voor het aangaan van nieuwe contracten;

• Voor due-diligence boekenonderzoek of bij de waardebepaling van het bedrijf bij overname;

• Voor het aanvragen, vastleggen en  beschermen van octrooitooiaanvragen;

• Voor het achterhalen en categoriseren van oude emailarchieven die ex-werknemers hebben achtergelaten;

• Om bij een een accountantscontrole zo goed mogelijk ondersteuning te bieden en te voldoen aan nationale en Europese wet- en regelgeving zoals de AVG.

• Om de organisatie optimaal te beschermen tegen bedrijfsrisico’s en te voldoen aan de hoge eisen die verzekeraars stellen.

• Ter ondersteuning van Portfolio Management, datacentra en virtuele Data Rooms, zodat het serviceniveau op (middel)lange termijn gewaarborgd blijft;

• Om vastgoedmanagement te ondersteunen over de gehele levenscyclus, inclusief acquisitie, beheer, verantwoording, onderhoud en gebruik;

• Om complexe klant- en patientendossiers te beheren in de zorg en sociale dienstverlening;

• Ter onderbouwing van de bewijsvoering in de rechtszaal bij geschil- en arbitragezaken.

Iedereen naar de cloud

Door data geheel of deels naar de cloud te verplaatsen, hoeft de organisatie niet langer te investeren in eigen hardware en software op locatie. Met Software as a Service hebben medewerkers, voor zover door hun werkgever gemachtigd, op ieder moment van de dag de beschikbaarheid over alle geüploade documenten via een standaard webbrowser. E-mails kunnen rechtstreeks vanuit de Outlook-mailbox worden gearchiveerd met MS Outlook Plug In. Alleen een smarthone of tablet, een goede internetverbinding en de juiste inloggegevens zijn nodig om aan de slag te gaan, wanneer en waar dan ook ter wereld.

Om aan de hoge beveiligingseisen te voldoen, is het audittraject van alle verzamelde en beoordeelde informatie minutieus vastgelegd. Ook is te achterhalen wie op welk moment de toegang tot de data is verstrekt en geweigerd. Indien de bedrijfsvoering vraagt om een (tijdelijk) hoger verwerkingsvolume, kan er op ieder moment worden opgeschaald; waarna kunnen de volumes weer kunnen worden teruggebracht naar het originele abonnementsniveau.

Door investeringen in kostbare eigen IT-middelen vervangen door een standaard maandelijkse vergoeding, zal de organisatie zo aanzienlijk de kosten drukken.

Organisaties die met grote datavolumes maken in rap tempo de overstap naar cloudoplossingen. De dagen van gestuntel en frustraties met lokaal opgeslagen en zoekgeraakte data ligt achter ons, mede door intelligente oplossingen als Software as a Service. Download hier de whitepaper van ZyLAB ONE en lees meer over de functionaliteiten van SaaS, of neem contact met ons op!