De Wet openbaarheid van bestuur (Wob) is inmiddels meer dan vijfentwintig jaar oud. De afhandeling ervan is in veel (semi-)overheidsorganisaties daarom routine geworden. Een standaardklusje. Een verzoek komt binnen van een journalist, advocaat of bezorgde burger en de desbetreffende afdeling of ambtenaar gaat ermee aan de slag. Na enkele weken of maanden is de klus geklaard. Piece of cake. Zo lijkt het.
Toch zit er vaak een addertje onder het gras. Want Wob-verzoeken, zo weet bijna elke organisatie, komen en gaan als waren ze eb en vloed. Zo is er niks aan de hand, zo is het ineens alle hens aan dek. ‘We hebben een rustig voorjaar gehad, maar nu in de zomer komt alles tegelijk,’ merkte George Meurders van de provincie Gelderland op tijdens een webinar over de afhandeling van Wob-verzoeken.
Wat te doen? Want Wob-verzoeken afhandelen kan niet iedereen. Het vergt inzicht in ambtelijke molens, juridische procedures en vooral in de inhoud van de zaak. Even wat mensen inhuren voor een paar weken is vaak ondoenlijk. Voordat ze ingewerkt zijn is de vloed al weer voorbij en is het eb geworden.
Een van de mogelijkheden om toch aan de lawine aan Wob-verzoeken te voldoen, is de inzet van IT. Via het digitale netwerk, zoeksoftware en officepakketten kun je de documenten achterhalen waar het om gaat. En het ‘aflakken’ van een document (om privacygevoelige informatie te beschermen) is vrij makkelijk te doen met grafische software als Adobe Acrobat.
Toch blijkt deze vorm van automatisering in de praktijk vaak dweilen met de kraan open. Want de kern van het probleem is niet zozeer het vinden van de documenten en het aflakken van privacygevoelige informatie, maar de selectie van de data en het procesmanagement. Ook al heb je de documenten die tot het Wob-verzoek behoren in digitale vorm snel bij elkaar, je zult als medewerker toch nauwgezet moeten lezen, kijken, beoordelen. Wat hoort wél en wat hoort niet bij het verzoek? Mag dit document wel worden vrijgegeven? Standaardautomatisering kan bij dit proces niet echt helpen.
Een ander probleem is dat Wob-verzoeken vaak niet over een document van een medewerker gaat maar over dat van meerdere medewerkers, afdelingen en vestigingen. En zelfs over meerdere organisaties. Er komt dus heel wat procesmanagement bij kijken. Welke mails en documenten waren bij deze zaak betrokken? Wat zijn kopieën, wat is het origineel? Wat zit er in het zip-bestand dat aangehecht is? Naar welk excel-document verwijst deze tabel?
Standaardsoftware biedt hulpmiddelen, zo zouden we kunnen concluderen, maar geen oplossing. Wob-werk blijft met dit soort software saai, bewerkelijk handwerk en vergt enorm veel tijd en aandacht van je medewerkers. Verder ontbreekt het bij dit soort software ook aan goed dataoverzicht en projectmanagement. Met standaardsoftware weet je niet wat je collega al hebben gedaan en moet je handmatig afvinklijstjes aanleggen. Standaardsoftware biedt geen standaardoplossing voor Wob!
Om IT echt in te zetten, zul je dus andere soorten hulpmiddelen moeten vinden. Software die de échte problemen van grote Wob-verzoeken kan aanpakken: het voorselecteren van duizenden documenten, het ontdubbelen van informatie, het automatisch aanbrengen van de aflakvakjes – inclusief de juiste code waaraan de lezer kan afleiden waarom iets verborgen wordt gehouden – en een zeer precies document- en procesmanagement.
Om dat te bereiken heb je specialistische software nodig die een brug slaat tussen information retrieval, tekst/datamining en kunstmatige intelligentie. In Amerika is hier inmiddels vrij veel ervaring mee – de Freedom of Information Act is daar al sinds 1966 van toepassing – en wordt dit soort software vaak aangeduid als eDiscovery: juridisch verankerde zoek-en-vindsoftware.
Doel ervan is medewerkers overzicht en controle te geven en het tijdrovende, repeterende werk tot een minimum te beperken. Want dat is immers de kracht van slimme software: saai werk uit handen nemen en tegelijkertijd de medewerker de instrumenten in handen geven om controle uit te oefenen over het proces.
Met slimme eDiscovery-software kun je niet alleen in een oogwenk privacy-gevoelige informatie aflakken (telefoonnummers, BSNummers, IBANs, adressen en postcodes, zelfs persoonsnamen), maar kun je ook makkelijk ontdubbelen, zodat alleen de originele documenten of mails boven water komen. Verder kan dit soort gespecialiseerde software het verband aangeven tussen de documenten: wat zit er in deze zip en waar verwijst deze wordtabel precies naar? Voor slimme software is dat routine.
Belangrijkste van dit soort software is dat het de medewerkers de gelegenheid geeft om controle uit te oefenen op een ingewikkeld en voorheen vaak tijdrovende klus. Daardoor is het ook mogelijk in tijden van grote druk toch redelijk ontspannen veel Wob-verzoeken af te handelen – zonder de inzet van extra medewerkers.
Piece of cake. Lees meer hierover in onze white paper "Hoe technologie leidt tot betere Wob".