Mededingingsonderzoeken lopen tijdens deze periode gewoon door, en informatieverzoeken moeten nog steeds beantwoord worden. Deze verzoeken worden vaak behandeld op papier: advocaten printen e-mails en andere relevante data uit en maken hier aantekeningen bij. Deze data houden ze bij in dossiers vol met documenten die gelabeld zijn op kleur of onderwerp. Hoe gaat dat tijdens de coronacrisis in zijn werk?
De situatie in Nederland
COVID-19 (Coronavirus) is ondertussen volop aanwezig in Nederland. Het grootste deel van Nederland werkt thuis, middelbare scholen en universiteiten zijn dicht en de niet-essentiële winkels zijn gesloten. De Nederlandse overheid doet er alles aan om te voorkomen dat het virus zich te snel verspreidt. Maar hoe zit dat met de juristen, waarvan de meeste vaak nog alle gegevens van zaken in mappen op kantoor hebben en nu thuis moeten werken?
De behandeling van een informatieverzoek
Normaal gesproken zal de behandeling van een informatieverzoek er ongeveer zo uitzien:
De advocaat krijgt het informatieverzoek van zijn cliënt. De cliënt heeft deze ontvangen van bijvoorbeeld de Autoriteit Consument en Markt (ACM).
Vervolgens zijn er twee mogelijkheden:
- Het bedrijf moet intern op zoek naar gegevens waar de antwoorden op deze vragen gevonden kunnen worden. Hiervoor zal een interne onderzoekafdeling of IT afdeling in opdracht van de advocaat elektronisch gegevens verzamelen en veiligstellen.
- De ACM of de Europese Commissie doet een inval en neemt van diverse gegevensdragers kopieën mee. Het bedrijf of haar advocaat krijgt na zo’n inval een kopie van de inbeslaggenomen gegevens.
In beide gevallen zullen het bedrijf en haar advocaten een eerste schifting moeten in al die elektronische data (vaak miljoenen documenten en email berichten):
Hier kijken ze naar documenten die niet onderzocht hoeven te worden. Hier vallen de volgende data onder:
- documenten die vallen onder het verschoningsrecht,
- documenten die confidentieel zijn,
- documenten die overbodig zijn, en
- documenten die onder de AVG vallen.
Nadat de cliënt de data eruit heeft gehaald wat eruit moet, krijgt de advocaat de rest van de data. Elk document wordt individueel gecontroleerd door meerdere personen. Hierbij wordt gekeken of de data relevant is en worden er opmerkingen bij gezet voor de volgende controleur.
Wanneer er op een pagina zowel relevante als niet relevante gegevens staan, dan zal de advocaat de niet relevante data moeten aflakken. Dit gebeurt wanneer een document niet geheel onder de bovengenoemde redenen valt. Er staat dan bijvoorbeeld in een paragraaf informatie die nodig is voor het beantwoorden van het verzoek. De rest van de confidentiële info in het document moet dan afgelakt worden. Het aflakken wordt ook per individueel document gedaan, vaak op papier. Het aflakken wordt meestal door meerdere personen gedaan, om het proces te versnellen. Hierdoor is aflakken een duur en langzaam proces, waarbij ook snel fouten gemaakt worden.
Om de data te doorzoeken gebruiken advocaten in veel gevallen nog oude on-premises systemen (software die aan een vaste locatie of apparaat gebonden zijn en dus niet van buitenaf bereikbaar is). Met dit soort systemen kan je wel data makkelijker doorzoeken dan handmatig, maar het kan zijn dat je dat alleen van achter een specifieke laptop kan, of dat het alleen op computers die fysiek in het netwerk van het kantoor staan. Door dergelijke beperkingen kan het proces alsnog lang duren, zeker wanneer meerdere personen aan een project moeten werken, wat natuurlijk bij de grotere onderzoeken altijd het geval is.
Thuiswerken
Net als veel anderen moeten veel advocaten nu ook zo veel mogelijk thuis werken. Thuis werken zorgt ervoor dat we zelfstandiger moeten werken en moeten wennen aan het feit dat we minder snel contact met elkaar krijgen, dan wanneer we schouder aan schouder met collega’s werken. Dit kan voor problemen zorgen.
Een probleem is dat het systeem dat de advocaat gebruikt op slechts één computer staat binnen het kantoor. Wanneer de advocaat thuis moet werken, moet hij die computer mee naar huis nemen. Anders kan hij niet verder met het onderzoek . Vervolgens zal de computer naar de volgende controleur gebracht moeten worden: dit is natuurlijk niet handig. Als een kantoor niet de mogelijkheid biedt om vanaf thuis toegang te krijgen tot confidentiële klantdossiers, dan wordt er ook vaak teruggegrepen op zo’n “stand alone” computeroplossing.
Daarnaast is bij het behandelen van een informatieverzoek communicatie erg belangrijk. Zonder goede communicatie kunnen documenten niet alleen foutief gecontroleerd worden, maar ook foutief afgelakt worden. Zo kan het gebeuren dat documenten verstuurd worden met informatie waar de autoriteit niet naar vroeg, maar wel meer bewijs voorziet van wat het bedrijf fout zou hebben gedaan. Dan heb je als bedrijf en advocaat een groot probleem.
Voor communicatie worden tegenwoordig apps als Microsoft Teams of Zoom volop gebruikt. Alleen met elkaar bellen kan echter niet genoeg zijn om goed overzicht op het onderzoek te behouden. Als dat niet genoeg is, wat kan je dan gebruiken?
eDiscovery
Er zijn veilige eDiscovery platformen beschikbaar, waarop het mogelijk is om op een efficiënte en veilige manier informatieverzoeken af te handelen, ook vanuit een thuissituatie.
eDiscovery platformen bieden via beveiligde internet verbindingen aan, ook wel Software as a Service (SaaS) genoemd. Dit soort software maakt het platform ook op afstand toegankelijk. Op deze manier kunnen meerdere mensen tegelijk aan het onderzoek werken, ook vanaf verschillende locaties. Iedereen kan zien wie wat heeft gedaan, en of alle data gecontroleerd is. Zo is de kans kleiner dat er data over het hoofd wordt gezien.
Er zijn verschillende platformen met verschillende toepassingen en mogelijkheden. Voor het behandelen voor een informatieverzoek is het handig om een platform te gebruiken dat gebruikers toestaat het overzicht goed kan behouden, en waarin meerdere controleurs de documenten kunnen labelen, opmerkingen kunnen plaatsen en kunnen aflakken. Zo is het overzicht makkelijk te behouden en is het werken op papier niet meer nodig.
Wil je meer weten over ZyLAB ONE? Kijk dan hier: https://www.zylab.com/nl/product/zylab-one
