De vier belangrijkste inzichten van de specialisten.
Op 20 juni jl. organiseerde het Benelux Chapter van de Association of Certified eDiscovery Specialists (ACEDS) haar tweede evenement in het centrum van Brussel, België. Gemodereerd door Jan Scholtes, president van de ACEDS Benelux Chapter, bespraken vijf panelleden uit verschillende sectoren hoe AI en data science het afhandelen van mededingingsonderzoeken radicaal heeft veranderd. Hieronder de belangrijkste adviezen.
1. Snelheid voorop
Bij de afhandeling van mededinging informatieverzoeken, is snelheid essentieel. Een onderzoek naar bijvoorbeeld kartelafspraken, is letterlijk een race tegen de klok. De Europese Commissie hanteert een zogenaamde “leniency policy”: de partij die zichzelf bij de toezichthouder als eerste aangeeft of die zo vroeg mogelijk de meest relevante informatie over het kartel overhandigt, kan aanspraak maken op totale immuniteit of op z’n minst flinke kortingen op de boetes die ze anders opgelegd zou krijgen.
De advocaat die zijn cliënt moet adviseren en de corporate counsel die de schade voor zijn of haar bedrijf moet beperken; om “on par” te blijven met de autoriteiten moet ook de ondervraagde partij altijd over de meest efficiënte middelen beschikken. Slimme technologie zoals predictive coding en Technology Assisted Review (TAR) om zo snel mogelijk een dataset te analyseren, is hierbij onmisbaar.
2. Proactief handelen
Op de vingers gekeken door de toezichthouders en in de schijnwerpers van een maatschappij die steeds meer eisen stelt, streven bedrijven proactief naar compliance met de strenge reguleringen.
De corporate counsel aan tafel beschrijft hoe zijn juridische afdeling een innovatief platform gebruikt dat key performance indicators (KPI’s) van commerciële systemen monitort en met elkaar en aan een aantal externe risico’s verbindt.
Afwijkingen in bijvoorbeeld productprijzen of bedragen van declaraties, doen een alert afgaan. Voor het legal team zijn dit de signalen om verder onderzoek in te stellen en aanvullende bronnen met ongestructureerde data (zoals emailboxen) te betrekken. “Het is niet mogelijk om de onderzoeksinspanning helemaal uit te sluiten. Maar door het goed beheersen van je data, kun je die inspanning wel vergemakkelijken.”
3. Voorbereid en verdedigbaar
Elk bedrijf moet altijd voorbereid zijn om al haar elektronisch opgeslagen data op ieder moment te kunnen identificeren, bewaren, verwerken, doorzoeken, analyseren, beoordelen en produceren. Want eDiscovery komt tegenwoordig van alle kanten: informatieverzoeken van toezichthouders, interne fraudeonderzoeken, audits of informatietoegangsverzoeken vanuit het publiek of eigen personeel op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De technologie om snel te voldoen aan die informatie- of toegangsverzoeken of de strenge regels voor gegevensbescherming en privacy, ontwikkelt zich razendsnel. Net als de panelleden, omhelzen steeds meer partijen in het bedrijfsleven en de advocatuur deze vooruitgang om de snelheid van hun onderzoeken te verhogen en de kwaliteit van hun eDiscovery-proces te verbeteren.
Belangrijk is dat de handelingen altijd transparant en verdedigbaar zijn, bijvoorbeeld middels een zogenaamd “defensibility report”.
Het is vooral zaak om de kwaliteit van algoritmes gebaseerd op Artificial Intelligence te valideren. Daarvoor zijn binnen de wetenschap al tientallen jaren standaardmethodes. Vergelijkbaar aan de validatie van bijvoorbeeld DNA-technieken in de rechtszaal, kunnen de resultaten van AI ook gevalideerd worden. Deze technieken zijn al jaren geaccepteerd in de Amerikaanse Federal Courts, maar ook binnen de UN Oorlogstribunalen.
Goede eDiscovery technologie heeft dat soort functionaliteit zoals een volledige audit trail van wie wat gedaan heeft, een chain of custody waarin de uiteindelijk overgedragen documenten kunnen worden teruggeleid tot de brondocumenten en rapportages die precies omvatten welke documenten er aan het begin van het proces waren, en om welke redenen deze gedurende het proces zijn uitgesloten of juist zijn inbegrepen in de documenten die uiteindelijk overgedragen zijn.
4. eDiscovery technologie onmisbaar
De verhalen, perspectieven en belangen van de verschillende panelleden aan tafel mogen dan enigszins uiteenlopen, maar over één ding zijn alle partijen het eens: voor het inzichtelijk maken en beheersbaar houden van informatieonderzoek is een eDiscovery oplossing onmisbaar.
Alleen geavanceerde op AI en data science gebaseerde technologie biedt onderzoekers bij de overheid, advocatuur, bedrijfsleven en dienstverlening de mogelijkheid om op efficiënte wijze een grote hoeveelheid data te doorzoeken, te filteren, patronen te herkennen en de resultaten op een inzichtelijke wijze te visualiseren.
De cognitieve mogelijkheden van mensen zijn beperkt, zeker als het gaat om reviewen van miljoenen documenten of het handmatig aflakken van privacygevoelige informatie.
Over dit blog
Deze blog is een verkorte weergave van de paneldiscussie "How Artificial Intelligence and Data Science completely changed the handling of regulatory requests" op 20 juni 2019 in Brussel. In het panel zaten Matthias Eisenbarth (senior legal counsel bij AB Inbev), Eline de Borger (e-auditor bij FOD Financiën), Olivier Aelterman (regional account director van Epiq), Evert-Jan Lammers (partner bij Ebben Partners), Daniel Colgan (partner bij DLA Piper). De discussie werd gemodereerd door Jan Scholtes (professor aan de Universiteit van Maastricht en President van de ACEDS Benelux Chapter.
