De uitdaging
Aalberts heeft haar zaken goed op orde en de relevante corporate documentatie is netjes georganiseerd in LegisWay (het oude Effacts). Toch bleef het soms lastig om snel de juiste documenten te vinden, voornamelijk als het oudere documentatie is die zonder tekstherkenning is ingescand:
- de zoekmogelijkheden binnen LegisWay zijn dan beperkt, en
- het is niet mogelijk om gescande documenten automatisch te voorzien van full-tekst door gebruik van Optical Character Recognition (OCR).
Aalberts heeft een decentrale invoer van contracten en andere relevante documenten in LegisWay. Er is bewust voor gekozen dat niet centraal te organiseren. Veel van de vooral oudere documenten zijn niet op de inhoud doorzoekbaar door het ontbreken van OCR en daardoor is het vaak tijdrovend de juiste informatie boven water te krijgen.
En dit is precies wat menig manager tot wanhoop drijft, zoekgeraakte documenten en onvindbare gegevens.
- Belangrijke contracten zijn niet terug te vinden omdat ze verkeerd gearchiveerd of onjuist geclassificeerd zijn;
- Een dossierhouder is na decennialange trouwe dienst met pensioen en heeft zijn kennis en portefeuillebeheer onvoldoende overgedragen.
Zoeken duurt dan nodeloos lang en beslissingen kunnen dan noodgedwongen worden genomen op basis van aannames in plaats van op geverifieerde feiten.
De oplossing
De juridische afdeling van Aalberts gebruikt al langere tijd met volle tevredenheid ZyLAB ONE voor email onderzoeken en compliance audits en was onder de indruk van de vele zoekmogelijkheden en de automatische OCR. Daarom stelde Thijs van der Lugt, general counsel bij Aalberts, voor om alle documenten die in LegisWay zitten ook in ZyLAB ONE op te nemen.
De uitvoering
En zo geschiede. Van alle data in LegisWay (met relevante meta data) werd een dump gemaakt. Al deze gegevens werden middels een eenvoudige upload operatie in ZyLAB ONE geladen en verder ging alles automatisch: alle scans werden automatisch ge-OCR-ed in de juiste taal, alles werd volledig doorzoekbaar gemaakt en de data werd automatisch georganiseerd in zogenaamde facets voor ondernemingsnaam, contract types, taal, etc.
Door deze operatie in de toekomst te herhalen, kunnen nieuwe contracten uit Legisway eenvoudig in het ZyLAB systeem opgenomen worden.
Het resultaat
Door de zeer krachtige full-tekst zoekmogelijkheden in ZyLAB ONE is eindeloos zoeken in papieren dossiers of bladeren in LegisWay verleden tijd: iedereen met de juiste rechten kan razendsnel alle informatie doorzoeken en snel relevante documenten vinden. Of het nu gaat om gescande contracten, bijbehorende emails of draft versies. “Je hoeft alleen een aantal relevante woorden in te geven en je krijgt direct alle relevante documenten te zien. We besparen hier enorm veel tijd mee. Dit is veel sneller en beter dan wat we hadden.” geeft Thijs van der Lugt aan. “Bovendien vinden we op deze manier informatie die wél in de contracten staat maar niet als metadata in de Legisway database is opgenomen.”
De toekomst
Binnenkort wordt het systeem uitgebreid met een grote collectie oude dossiers die recent gescand zijn. Daarnaast overweegt men ook om geselecteerde documenten (bijvoorbeeld alle PDF’s, Word bestanden of XLS) uit de e-mails van belangrijke medewerkers die lang verantwoordelijk zijn geweest voor bepaalde taken in ZyLAB ONE op te nemen. Hiermee zal het juridische corporate memory dan weer een stuk completer zijn.
De wereldwijd verspreide dochter ondernemingen van Aalberts kunnen in de toekomst zelf vergelijkbare informatie in het ZyLAB ONE systeem uploaden. Dit is erg eenvoudig en makkelijk te doen. Het vergt geen speciale vaardigheden van de medewerkers in de verschillende deelnemingen. Ook wordt met ZyLAB ONE alle OCR centraal gedaan in de hoogst mogelijke kwaliteit, waardoor de deelnemingen de bestaande scan apparatuur kunnen blijven gebruiken.
Complexe dossiers gerelateerd aan grote verzekeringsclaims, patentaanvragen, juridische disputen, complexe onderhandelingen, data rooms van overnames, etc. kunnen dan ook eenvoudig in het systeem worden opgenomen en zijn dan beschikbaar voor kennisdeling en toekomstige juridische vragen.
De voordelen
Het juridisch Corporate Memory van Aalberts zit straks in één grote bak van informatie, die automatisch gestructureerd wordt en waar je op een hele makkelijke manier de relevante informatie in kunt terugvinden. Als bijkomend voordeel is alles centraal opgeslagen in een beveiligd systeem, waardoor papieren documenten niet meer kwijt kunnen raken of door brand of waterschade verloren kunnen gaan. Tevens behoort het zoek raken van informatie door een welwillende medewerker, die informatie in een verkeerd dossier heeft opgeslagen na het raadplegen, tot het verleden!
