Goed zoeken blijft niet onopgemerkt.
‘Heb je écht goed gezocht?’ Je kunt het je ouders nog horen zeggen als je weer eens wat kwijt was als kind. De vraag of een overheidsinstantie écht goed heeft gezocht naar informatie bij een Woo-verzoek ligt steeds vaker voor bij een rechter. ‘Ik heb in de mailbox gekeken en ik heb niets gevonden.’ Dat voldoet dus niet, vertelt Daniël Schuuring van ZyLAB. Met zoektechnologie kan een overheid niet alleen beter, breder en sneller zoeken, de technologie zorgt dat de zoektocht ook wordt gedocumenteerd.
‘Ja, de minister heeft écht goed gezocht naar de gevraagde informatie.’ Zo luidde, geparafraseerd, het oordeel van de rechtbank Midden-Nederland vorig jaar in een beroepszaak over een Woo-verzoek. De minister verklaarde dat hij had gezocht in het archiefsysteem van het ministerie, op de vaste schrijf van de drie beleidsdirecties en in Outlook. Ook was bij zes ziekenhuizen en enkele inspecties navraag gedaan en de minister kon aangeven welke zoektermen waren gebruikt. Bovendien bood hij, zoals de Wob en nu ook de Woo voorschrijft, de verzoeker gelegenheid om de zoekslag te bespreken.
De gemeente Alphen aan den Rijn kreeg vorig jaar wel een tik op de vingers. De Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State vond de zoekslag onvoldoende onderbouwd ‘omdat het college van B en W geen nadere informatie gaf over de wijze waarop het onderzoek naar de documenten heeft plaatsgevonden, zoals informatie over de gehanteerde zoektermen.’ Ook de uitleg van de gemeente Berg en Dal in een beroepszaak vorig jaar bleek niet overtuigend. De eiseres meende dat zeer vrijblijvende en vage zoekopdrachten waren uitgezet in de gemeentelijke organisatie. Volgens haar waren met andere methodes en zoektermen moeiteloos relevante brieven en mailberichten naar boven gekomen. Het college van B en W erkende op de rechtszitting dat er misschien niet goed was gekeken en zo oordeelde ook de rechter in Arnhem. ‘Er is een onvolledige zoektocht verricht.’
De recente jurisprudentie toont aan dat behalve de uitzonderingsgronden ook de zoekslag een belangrijk juridisch element bij Woo-verzoeken is. En overheidsinstanties zoeken op allerlei manieren, vertelt Daniël Schuuring van ZyLAB. ‘Zo kan een verzoek uitgaan naar een beperkt aantal ambtenaren: stuur even de informatie door die jullie hebben. Het nadeel is dat je hiermee beperkt zoekt en relevante informatie kunt missen, zeker als je afhankelijk bent van personen die zelf de vertaalslag maken van het Woo-verzoek. Waarbij het vaak uit de hoofden van mensen moet komen’
Bovendien, bij een mondelinge uitvraag leg je niet vast hoe er gezocht is en hoe de informatie verzameld is. ‘Terwijl je het hele proces gedocumenteerd zou willen doen, zodat je alles vastlegt wat je doet in de zoekslag.’
Zo breed mogelijk zoeken én de zoektocht vastleggen is goed mogelijk met zoektechnologie, is de ervaring van Daniël. ‘Zo werken we veel voor bestuursorganen waar bekend is dat de relevante informatie ergens in een mail van enkele ambtenaren moet zitten,’ vertelt Daniël. ‘We laden daarbij de volledige mailbox van de ambtenaren in ons zoeksysteem. Die doorzoeken we op allerlei steekwoorden en we leggen het hele proces vast. Een voordeel is dat je snel resultaten hebt en daardoor ook sneller kunt overleggen met de verzoeker over de relevantie van de gevonden documenten. We zien overigens dat de mogelijkheden onder artikel 5.7 van de Woo, soms als Vertrouwelijke Voorinzage, steeds vaker worden aangewend om tot een betere dialoog en uitwisseling te komen tussen bestuursorganen en indieners.’
Binnen het ZyLAB platform draait een audittrail over alles wat een gebruiker van het zoeksysteem doet: welke zoekwoorden heeft de persoon gebruikt, welke documenten kwamen daarop naar boven, welke documenten zijn geopend en ingezien. ‘Dat houden we allemaal bij en de informatie kun je ook exporteren en eventueel gebruiken bij de rechtbank.’
En de zoektechnologie is doorontwikkeld, vertelt Daniël. Met kunstmatige intelligentie is de zoekslag inmiddels snel uit te breiden. ‘Als je een aantal voorbeelddocumenten hebt die onder de reikwijdte van het Woo-verzoek vallen, kun je de computer laten berekenen welke andere documenten ook relevant zijn.’
Een kwetsbaar punt is hierbij volgens hem nog de ‘information governance’ bij overheden. ‘Is alle informatie goed doorzoekbaar, kun je gemakkelijk bij alle bronnen? De formeel gearchiveerde informatie is immers meestal niet het interessantste voor iemand die een Woo-verzoek indient. Het gaat steeds meer om de rol van interne notities, chatberichten, mails en apps in de besluitvorming. In de recente rechterlijke uitspraken zien we hoe belangrijk het is dat je hier als overheid goed over nadenkt.’
Download nu: In 5 stappen naar betere Woo afhandeling