Grote gevolgen door fouten bij aflakken en/of anonimiseren

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de weigeringsgronden in de De Wet open overheid (Woo) is het verplicht om in documenten die via een Woo-verzoek worden opgevraagd, bepaalde gegevens te anonimiseren. Wanneer in Nederland een Woo-verzoek binnenkomt gaat dit onder andere om (bijzondere) persoonsgegevens, staats- en bedrijfsgeheimen en persoonlijke beleidsopvattingen.

In de Verenigde Staten kan er via de Freedom of Information Act (FOIA) verzoek worden gemaakt publieke informatie vrij te geven. Ook hier gelden bepaalde weigeringsgronden, waardoor informatie moet worden afgeschermd. Zonder gebruik van de juiste tools is anonimiseren en weglakken een van de meest tijdrovende klussen in een FOIA-proces. En wanneer er bij het anonimiseren fouten worden gemaakt, heeft dit vaak grote consequenties. Tijdens de openbaarmaking van het Mueller-rapport werd dit temeer duidelijk.

Speciaal aanklager Robert Mueller leverde vorig jaar april het zogenoemde Mueller rapport af. Dit was een rapport dat onderzoek deed naar de vermeende Russische inmenging in de Amerikaanse presidentsverkiezingen van 2016. In het rapport werd de campagnevoorzitter van Donald Trump, Paul Manafort, beschuldigd van het delen van kiezersdata met Konstantin Kilimnik, volgens de FBI een Russisch geheim agent, die een lijntje had met het Kremlin.

’De advocaten van Manafort kwamen met een officieel antwoord, waarin de beschuldigingen werden ontkent. Een deel van het antwoord was afgelakt voor de buitenwereld. Afgelakt, totdat een verslaggever van de krant the Guardian het in handen kreeg en simpelweg de inhoud van het PDF-document kopieerde en plakte in een nieuw document. Omdat de het gelakte gedeelte alleen op cosmetisch op de PDF was gezet, was de tekst erachter nog steeds relatief eenvoudig leesbaar te maken. Uit de voorheen weggelakte delen bleek wel degelijk dat Manafort meerdere ontmoetingen had gehad met Konstantin Kilimnik, wat veel stof heeft doen opwaaien.

In het door de advocaten van Manafort gepubliceerde PDF bestand was een zwarte balk over de af te lakken tekst heen geplakt. Wie voor deze oplossing koos, stond er niet bij stil dat deze vorm van beveiliging simpel te omzeilen is: de originele tekst is namelijk niet weg. De tekst achter het zwarte balkje is gewoon te kopiëren en te plakken, en dus volledig leesbaar te maken ondanks de poging to aflakken. Ook in Nederland komen dit soort fouten voor. Het heeft wel eens geleid tot het uitlekken van staatsgeheimen, met alle gevolgen van dien. Dit komt omdat in veel organisaties nog standaard software wordt gebruikt voor het aflakken en niet alle gebruikers de juiste stappen doorlopen.

Het gebruik van standaard software heeft tot gevolg dat het aflakken niet automatisch wordt uitgevoerd. Tijdens het exporteren wordt vaak vergeten de optie tot ‘permanent’ lakken te gebruiken. De gespecialiseerde software van ZyLAB ONE zorgt wel voor het automatisch aflakken en lakt tijdens het exporteren van de documenten altijd permanent af. Daarnaast biedt ZyLAB ONE de mogelijkheid om aflakken handmatig te doen. Het anonimiseren en aflakken gaat met behulp van ZyLAB ONE in een handomdraai.

Een voorbeeld van het anonimiseren is door in de ‘Auto Redact Tool’ in ZyLAB ONE, een *@* teken in te voeren. Met behulp van dit teken, worden alle e-mailadressen, behalve het @-teken geanonimiseerd. Hierbij kan de gebruiker tevens selecteren, welk deel van het e-mailadres geanonimiseerd moet worden, zoals alleen het eerste deel tot het @-teken. Dit geldt ook voor het automatisch anonimiseren van namen, titels, BSN-nummers, rekeningnummers, adressen en meer.

Meer weten over het verschil tussen standaard software en gespecialiseerde software? Kijk dan hier: https://www.zylab.com/nl/blog/wob-verzoeken-een-vergelijking-tussen-zylab-one-en-adobe-acrobat

Of download één van onze white papers.

Efficiënte afhandeling van woo-verzoeken door technologie