Tips om fouten te voorkomen bij lakken.
Afgelopen vrijdag was het weer eens raak: journalisten vonden in een gelakt document toch nog informatie die verborgen had moeten blijven. Dit keer was het de Europese Commissie, die naar aanleiding van de commotie over het leveren van de COVID-19 virus vaccins het bewuste contract met producent AstraZeneca op Internet plaatste.
In het bewuste contract was veel informatie netjes gelakt, echter was men vergeten ook de bookmarks-sectie van het document na te kijken. Deze bookmarks (of bladwijzers) in een PDF worden automatisch gegenereerd aan de hand van de gebruikte kopteksten: ook wanneer de tekst in de koptekst zélf is gelakt, is dit niet het geval in de bookmarks.
Helaas gebeurt het vaker dat gebruik van “lak-tools”, zoals Adobe Acrobat, voor problemen zorgen. Het kan voorkomen dat er informatie ongewild wordt gepubliceerd, ook in Nederland. Als gevolg worden organisaties steeds voorzichtiger, juist om lakfouten te voorkomen: er zijn organisaties die na het lakken in Adobe alle documenten printen en op papier distribueren, of worden dezelfde documenten na het printen nogmaals gescand naar PDF en alsnog digitaal vrijgegeven. Extra en onnodig werk als je op de juiste manier werkt.
Ik ben zelf geen fan van Adobe, maar hieronder een aantal tips waar je op moet letten als je gaat lakken met Adobe.
- Gebruik het juiste programma van Adobe, niet Adobe Reader, maar Adobe Acrobat.
- Een open deur misschien, maar check de handleiding over hoe je moet lakken.
- Gebruik de ‘Redigeren’ optie in Adobe Acrobat en niet de tekengereedschappen om zwarte vlakken te tekenen.
- Het tekenen van zwarte vlakken met de Redigeren optie is niet genoeg, je moet ervoor zorgen dat het redigeren ook echt wordt uitgevoerd en definitief wordt gemaakt.
- Controleer ook alle andere informatie in de PDF, zoals de bladwijzers en de eigenschappen van het bestand. Daar staat soms ook nog interessante informatie in.
- Lak ook goed af voor een inzageverzoek, teken niet snel zwarte vlakken en print dat dan in kleur uit. Sommige printers printen nog steeds alle kleuren mee en als je een email adres (vaak blauw) lakt in een e-mail (zwart), dan kan je alsnog met de juiste lichtval het e-mailadres onderscheiden. Dus print in zwart-wit.
- Als je veel documenten moet lakken, kijk dan ook eens naar andere oplossingen zoals ZyLAB, waarbij de software al automatisch persoonlijke informatie kan lakken.
- Bij twijfel of er goed gelakt is, doe een steekproef en kijk een paar documenten na. Check de bookmarks, documenteigenschappen en selecteer de volledige tekst met Control-A en kopieer naar Word: dan zie je precies welke tekst er nog in je gelakte PDF staat.
Al met al is het is goed dat er actieve openbaarheid is, maar dat er informatie, zoals de inhoud van het AstraZeneca-contract op straat terecht komt is slordig. Helaas komen soortgelijke zaken ook in Nederland voor, en mijn Amerikaanse collega’s hebben talloze voorbeelden in het nieuws gevonden waar het mis gaat bij Amerikaanse overheidsinstanties.
Zeker nu ook de WOB vervangen gaat worden door WOO, zullen er meer gelakte documenten worden vrijgegeven door overheidsinstanties, hopelijk gaat dat allemaal op een juiste, efficiënte en veilige manier. Meer weten over hoe dat mogelijk is? Neem dan contact met ons op.
