Bij informatieverzoeken in het kader van de Wet open overheid (Woo) of verzoeken van internationale toezichthoudende instanties is het verplicht om persoonlijke en privacy gevoelige data (denk ook aan de AVG - GDPR) te beschermen. Het beschermen van deze informatie is ook een thema voor de Wet open overheid (Woo) die in het najaar van 2019 in het parlement wordt besproken .
Het anonimiseren van informatie is één van de meest tijdrovende klussen bij het maken van een Woo-besluit of het overdragen van informatie aan derden. In mijn komende blogs wil ik laten zien hoe je makkelijk en snel je met ZyLAB ONE informatie kan anonimiseren (oftewel lakken, redigeren, aflakken, witlakken, zwartlakken, black-linen, redacten, redaction).
Dit blog gaat over het anonimiseren van e-mail adressen en in de komende blogs wil ik ingaan op het anonimiseren van:
Om te kunnen beginnen met het anonimiseren, moet eerst alle informatie in ZyLAB worden ingeladen. Door de uitgebreide verwerking van alle informatie wordt zoveel mogelijk tekst uit de documenten gehaald. Met deze tekst doet ZyLAB verschillende analyses die we kunnen gebruiken om snel te anonimiseren.
Natuurlijk kan ZyLAB handmatig anonimiseren (net zoals Adobe Acrobat), maar in deze blogs zal ik ingaan op het automatisch anonimiseren.
ZyLAB heeft een krachtige zoekmachine en je kan een regel maken waarbij de treffers van je zoekvraag automatisch worden geanonimiseerd.
Je kan heel eenvoudig zoeken naar e-mail adressen. Dat zijn alle woorden waar een @ (apenstaartje) teken in staat. De zoekvraag is dan als volgt: *@*
Ik heb hier in ZyLAB een e-mail document verwerkt, met een aantal e-mail adressen.
Vervolgens maak ik een regel aan met een uitzonderingscode die alle e-mail adressen in alle documenten vindt en anonimiseert.
Je ziet dat nu alle e-mail adressen zwart zijn geworden.
In sommige gevallen wil je wel dat de domeinnaam binnen een e-mail adres zichtbaar blijft. Je wilt dan alleen het eerste deel van het e-mail adres anonimiseren en dat kan je in de regel instellen. Je anonimiseert dan tot het @ (apenstaartje) teken.
Het resultaat is dan als volgt:
Soms kan het zijn dat bepaalde e-mail adressen wel zichtbaar moeten blijven. Je kan dat doen door aan je zoekvraag een uitzondering toe te voegen.
Bijvoorbeeld alle e-mail adressen, behalve die van het ZyLAB.com domein. De zoekvraag voor je regel is dan als volgt: *@* -{*@zylab.com}
Zie hieronder het resultaat.
Wil je meer informatie over de verschillende e-mail adressen of domeinnamen in de documenten dan kan je die opvragen in het dashboard. Zo heb je inzicht in welke domeinen er allemaal in je documenten set voorkomen.
Meer weten over onder andere het afhandelen van Woo verzoeken, klik hier.