Is een Woo-verzoek te breed omschreven, dan moet er enorm veel werk worden verricht om een inwilliging te produceren waar ook de aanvrager weinig mee kan. Maar wordt er te weinig informatie gedeeld, althans in de ogen van de indiener, dan leidt dat weer tot wantrouwen richting de overheid. Wobben is ondankbaar werk, maar dat zou het niet hoeven te zijn.
Met de juiste instrumenten kan het overgrote deel van het saaie werk uit handen worden genomen, mét behoud van kwaliteit. Met goede kennis van de Woo kan een organisatie zich juridische en politieke problemen besparen. En met een constructieve instelling kan de burger beter bediend worden en blijft de medewerker een hoop werk bespaard. Hieronder volgen de tien tips waarmee de Woo een stuk aangenamer wordt.
Wilt u horen hoe uw collega's in de praktijk Woo verzoeken afhandelen? Leon Maes, Woo-deskundige bij de Rijksoverheid deelt zijn ervaringen met het afhandelen van Woo verzoeken.
1. Gij zult de burger goede moed geven
Om met het allerbelangrijkste te beginnen: geef de indiener vertrouwen in een goede afhandeling van zijn Woo-verzoek. De wet is in het leven geroepen om de transparantie van het openbaar bestuur te vergroten en hier valt simpelweg niet op af te dingen. Wanneer een overheidsorganisatie een verzoek met brede reikwijdte binnen krijgt, kan het verleidelijk zijn op zoek te gaan naar uitsluitingsgronden en het verzoek af te wijzen. Maar dit leidt er alleen maar toe dat de burger of journalist de aanvraag herdefinieert en opnieuw indient, met een kat-en-muis spel als gevolg.
Het is veel effectiever om de telefoon te pakken en de indiener uit te nodigen voor een kop koffie. Wat wil hij nou écht weten? Gaat het echt om die brede aanvraag of is het hem om enkele technische details te doen? Is de informatie niet al online beschikbaar en voldoet een email met een linkje aan zijn verzoek? Door het contact met de indiener constructief en informeel te houden en door oprecht geïnteresseerd te zijn in zijn informatievraag, wordt veel wantrouwen weggenomen en bespaart de dienst zich bergen werk.
Sinds enkele jaren stimuleert het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) om overheidsinformatie online bekend te maken. Voorbeelden zijn verleende gunningen en openbare aanbestedingen, omgevingsbeslissingen, (advies)rapporten of notulen van de gemeenteraad. Verschillende gemeenten, uitvoeringsorganisaties en ministeries in Den Haag doen actief mee aan een pilotproject van BZK uit 2015 om informatie toegankelijker te maken, hoewel er nog veel te winnen is op dit gebied. Proactief delen van informatie bespaart veel (dubbel)werk en het komt de transparantie van overheidshandelen, het belangrijkste doel van de Woo, ten goede,
Wanneer blijkt dat er wel degelijk sprake is van een groot en breed gedefinieerd Woo-verzoek, is het zaak om de informatievraag zo goed mogelijk te preciseren. Dit is ook verplicht volgens de wet en het voorkomt onnodig werk. Met een eerste conceptbesluit kan de indiener gevraagd worden te bevestigen of zijn verzoek goed is begrepen, of anders om commentaar te geven binnen een bepaalde termijn. Ook dit voorkomt een hoop ellende achteraf, zoals een eventuele procesgang wanneer er volgens de indiener niet (voldoende) aan zijn informatievraag is voldaan.
Een Woo-verzoek moet aan een aantal eisen voldoen, zoals mondelinge, schriftelijke of digitale indiening. Verder is de vraag of het verzoek wel aan het bevoegde bestuursorgaan is gericht en of de opgevraagde documenten ook echt aanwezig zijn bij die organisatie. Mocht dit niet het geval zijn, dan moet het verzoek bij het juiste bestuursorgaan worden ingediend. Een andere vraag is of het verzoek gaat om openbare informatie die nog niet eerder openbaar is gemaakt. In dat geval kan de indiener worden doorverwezen naar de website of het raadsinformatiesysteem.
Natuurlijk kan niet aan ieder Woo-verzoek worden voldaan, want niet alle informatie kan zomaar gedeeld worden. In de artikelen 10 en 11 van de Wet openbaar bestuur is opgenomen op welke gronden een verzoek kan worden geweigerd. Of de verzoeker persoonlijk belang heeft bij de openbaarmaking is hierbij niet relevant, maar staatsgeheimen, privacy- en concurrentiegevoelige informatie of aantekeningen naar aanleiding van intern beraad zijn wel degelijk redenen om een verzoek af te wijzen of in ieder geval te beperken. Wel moet er altijd opgaaf van reden worden gegeven. Wanneer er meerdere weigeringsgronden zijn, dan moet dit per onderdeel worden benoemd, alsook waarom openbaarmaking niet opweegt tegen de daar genoemde belangen.
Op ieder Woo-verzoek moet binnen vier weken een beslissing komen. Wanneer het verzoek te vaag is en er verduidelijking nodig is, dan kan de beslistermijn worden opgeschort. Daarnaast is het toegestaan om nog een keer met vier weken verdagen. Mocht het duidelijk zijn dat de termijn niet wordt gehaald, meldt dit dan op tijd bij de indiener.
Het kan handig zijn om deelbesluiten te nemen in plaats van het hele verzoek in een keer te behandelen, bijvoorbeeld bij zeer omvangrijke verzoeken waar om veel informatie over meerdere jaren wordt gevraagd. Mocht een deel van het verzoek gaan om informatie die al openbaar is, dan kan de indiener daarover worden ingelicht. Over de rest van de informatievraag, waarop de Woo wel van toepassing is, kan vervolgens afzonderlijk worden besloten.
Binnen de organisatie moet het voor iedereen duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor de afhandeling van Woo-aanvragen op basis van de inhoudelijke kennis. Ook kan het lonen om een fulltime Woo-specialist op te leiden of in te huren, mits er voldoende aanvragen binnenkomen. Wanneer alle informatie centraal is ondergebracht binnen de organisatie, zijn medewerkers minder tijd kwijt aan opzoekwerk. Met een ‘Woo-boek’ wordt de afhandeling gestandaardiseerd en hoeft het wiel niet steeds opnieuw wordenuitgevonden. Al deze voorbeelden zorgen ervoor dat een organisatie goed voorbereid is op de Woo, met name op de piekperiodes rond komkommertijd.
Een goede kwaliteitscontrole is van het grootste belang om fouten te voorkomen bij de afhandeling van de Woo. Het lijkt vrijwel onvermijdelijk dat er foutjes sluipen in het doorlezen van duizenden documenten en emails, het selecteren van de belangrijkste informatie en weglakken van gevoelige gegevens. Als eerste mogelijkheid kan de organisatie steeksproefgewijs het werk laten controleren, hoewel daarmee niet gegarandeerd alle fouten worden opgespoord. Een andere optie is om twee juristen, die dat niet van elkaar weten, dezelfde Woo-aanvraag te laten afhandelen. Hoewel deze kwaliteitscontrole grondiger is, is deze ook een stuk duurder. Een derde mogelijkheid is om het overgrote deel van het monnikenwerk te automatiseren, wat in de kosten scheelt én uniformiteit ten goede komt.
Door verschillende (digitale) archiefsystemen aan elkaar te koppelen, kan alle relevante data in één keer worden opgeslagen en doorgespit. Op basis van honderden zoekvariabelen kan de software de informatie doorschiften, identificeren en rangschikken. Gevoelige informatie, zoals persoons- en adresgegevens, rekening- en telefoonnummers worden automatisch herkend en geanonimiseerd. De dubbele documenten worden eruit gefilterd, zodat alleen de einddocumenten overblijven. De computer zet de relevante documenten klaar, zodat de behandelend ambtenaar de laatste beslissingen kan nemen met betrekking tot het wel of niet delen van de informatie. De software neemt het saaiste (en grootste) deel van het Woo-werk over, en doet het in een fractie van de tijd die het een mens zou kosten. Door een deel van het Woo-proces te automatiseren, bespaart de organisatie zich vele manuren aan saai werk, met bovendien een kleinere kans dat er over een relevant document heen gekeken wordt.
Wilt u horen hoe uw collega's in de praktijk Woo verzoeken afhandelen? Leon Maes, Woo-deskundige bij de Rijksoverheid deelt zijn ervaringen met het afhandelen van Woo verzoeken.