Er zijn verschillende manieren waarop een intern onderzoeker informatie kan verzamelen. Deze manieren worden ook wel onderzoeksmiddelen genoemd. Bij alle onderzoeksmiddelen zijn de beginselen van een intern onderzoek van toepassing. Bij sommige onderzoeksmiddelen zijn personen betrokken, waardoor de regels van de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) gevolgd moeten worden.
Bekijk hieronder de video-samenvatting van deze blogpost:
Sommige onderzoeksmiddelen mogen altijd worden gebruikt, andere middelen mogen worden ingezet wanneer er aan bepaalde regels wordt voldaan. Een paar onderzoeksmiddelen worden gezien als extreem, en mogen pas worden ingezet als andere middelen falen. Deze extreemste onderzoeksmiddelen, afluisteren en observeren, zullen in de volgende blog worden besproken.
Hieronder zal een aantal veelgebruikte onderzoeksmiddelen op een rijtje worden gezet. Dit zijn niet alle onderzoeksmiddelen die een intern onderzoeker kan inzetten, maar wel de meest gebruikte.
Inventariseren van de inboedel
Bij een onderzoek binnen een bedrijf kan de inboedel worden geïnventariseerd. Als er bijvoorbeeld sprake is van diefstal door een werknemer, dan is een inventarisatie een passend middel om erachter te komen hoeveel en wat er precies is gestolen. De inboedel behoort tot het bedrijf en daarbij tot de werkgever. Zolang er toestemming is van de werkgever, kan dit middel altijd worden ingezet.
Boekenonderzoek
Met een boekenonderzoek wordt een onderzoek naar alle documenten van het bedrijf bedoeld. Dit zijn geen (privé)documenten van werknemers, maar (administratieve) documenten van het bedrijf zelf. Denk hierbij bijvoorbeeld aan documenten die de uitgaven en inkomsten van het bedrijf bevatten. Ook hier geldt dat de documenten eigendom van het bedrijf zijn, en daarmee de werkgever. Met toestemming van de werkgever kan dit middel tevens altijd worden ingezet door een intern onderzoeker.
Interviews
Het houden van interviews is een onmisbaar onderdeel van een intern onderzoek. Dit komt allereerst door het beginsel van hoor en wederhoor. De interne onderzoeker is verplicht de verdachte zijn of haar kant van het verhaal te laten vertellen, er zal tijdens een onderzoek dus op zijn minst één interview plaatsvinden. In de praktijk zijn er echter eigenlijk altijd meer interviews. De werkgever, verdachte(n) en andere betrokkenen worden in de meeste gevallen geïnterviewd. Voor een onderzoeker kan een interview een goed middel zijn om meer informatie te verzamelen, bijvoorbeeld door getuigen te interviewen.
Een onderzoeker kan altijd iemand een verzoek doen voor een interview. Wel moet op grond van artikel 6 lid 1 sub a AVG, de geïnterviewde toestemming geven hiervoor. Hij of zij kan dus ook weigeren om geïnterviewd te worden. Ook moet de geïnterviewde de kans krijgen om zich voor te bereiden op het interview. Daarnaast moet volgens artikel 5 lid 1 AVG de onderzoeker de geïnterviewde inlichten waarvoor het interview dient.
Openbronnenonderzoek
Een openbronnenonderzoek is tegenwoordig vaak een onderzoek op het internet. In principe worden met ‘open bronnen’ alle openbare documenten in de wereld bedoeld, maar in de huidige maatschappij zijn veel openbare documenten gedigitaliseerd. Vaak wordt met dit middel een onderzoek gedaan naar de sociale media van een persoon of naar openbare documenten die relevant zijn aan het onderzoek. Een openbronnenonderzoek mag altijd, maar als er sprake is van het zoeken naar persoonlijke gegevens, zoals op sociale media, dan moeten de regels van de AVG in het achterhoofd worden gehouden.
Werkplaatsonderzoek
De naam geeft het al weg, met dit middel wordt er onderzoek gedaan naar de werkplaats van een persoon. Dit onderzoek omvat alles wat aanwezig is op de werkplaats: agenda, computerbestanden, e-mails, brieven en zelfs de inhoud van de prullenbak. Aangezien al deze informatiebronnen tot een persoon behoren, moeten de regels van de AVG in acht worden genomen. Er moet ook van tevoren bepaald worden wat er allemaal in de werkplaats onderzocht gaat worden. Oftewel, de proportionaliteits- en subsidiariteitsbeginselen moeten worden toegepast voordat een werkplaatsonderzoek plaatsvind.
Digitaal dataonderzoek
Een digitaal dataonderzoek is een veelgebruikt middel bij fraudeonderzoeken. De reden hiervoor is de digitalisering van de samenleving in de afgelopen decennia. De meeste communicatie en documenten zijn tegenwoordig op een computer te vinden. Het is dus zeer waarschijnlijk dat er zich bewijs bevind in digitale data.
Aangezien digitale data van een persoon wordt beschermd onder artikel 8 lid 1 EVRM (Europees Verdrag van de Rechten van de Mens), is het proportionaliteits- en subsidiariteitsbeginsel bij dit middel uiterst belangrijk. Als er, naast werkgerelateerde documenten, privédocumenten aanwezig zijn die duidelijk als privé zijn aangemerkt (zoals een map met de naam privé, persoonlijk, etc.), dan mogen deze in beginsel niet worden doorgenomen op grond van artikel 8 lid 1 EVRM.
Een onderzoeker mag dit wel als hij daarvoor een goede reden heeft. Een uitspraak van het gerechtshof Arnhem-Leeuwarden geeft een uitleg over wat onder een goede reden valt. Volgens het hof is er sprake van een goede reden als zonder kennisneming van de privébestanden de werkgever wordt bedreigd of de bedrijfsvoering wordt ontwricht. Als aan deze voorwaarde wordt voldaan, mag een onderzoeker ook privébestanden inkijken.
Extreme middelen: observeren en afluisteren
Bovenstaande middelen worden vaak toegepast door interne onderzoekers, maar elk onderzoek is anders en vereist daarom verschillendeethoden en middelen. In ernstige zaken kan een intern onderzoeker ervoor kiezen om een extreem middel in te zetten, zoals het afluisteren of observeren van een persoon. Dit mag een onderzoeker echter niet zomaar. In de volgende blog zullen deze twee middelen uitgebreid aan bod komen en zal ik uitleggen wanneer zij mogen worden ingezet bij een intern onderzoek.
