In de vorige blog zijn meerdere beginselen uitgelegd waaraan een onderzoeker zich moet houden tijdens een intern onderzoek. In deze blog komen de belangrijkste twee beginselen aan bod: het proportionaliteitsbeginsel en het subsidiariteitsbeginsel. Deze twee beginselen zijn bij een intern onderzoek zeer belangrijk en worden vooral toegepast bij de bepaling van de reikwijdte (ook wel scoping) van het onderzoek.
Bekijk hieronder de video-samenvatting van deze blogpost:
Om te begrijpen waar het proportionaliteitsbeginsel en het subsidiariteitsbeginsel vandaan komen, moet er eerst gekeken worden naar artikel 8 van het Europees Verdrag van de Rechten van de Mens, ook wel bekend als het EVRM. Het eerste lid van dit artikel stelt: “Een ieder heeft recht op respect voor zijn privé leven, zijn familie- en gezinsleven, zijn woning en zijn correspondentie.”
In een uitspraak van het EHRM in 1992 is bepaald dat werknemers onder werktijd ook recht hebben op bescherming van hun privéleven, ook ten opzichte van hun werkgevers.
In het tweede lid van het artikel wordt aangegeven wanneer het wél is toegestaan om inbreuk te maken op de privésfeer van een persoon. Namelijk, voor zover de wet dit toelaat en het van belang is voor:
Volgens lid 2 zijn dit gronden waarop iemand inbreuk op iemands privésfeer mag maken. Dit betekent echter niet dat dit lid een intern onderzoeker zomaar het recht geeft om allerlei privézaken door te spitten in de naam van ‘noodzakelijkheid’. Het proportionaliteitsbeginsel en het subsidiariteitsbeginsel zijn bedoeld om de mate van inbreuk te beperken.
Het proportionaliteitsbeginsel, ook wel het evenredigheidsbeginsel, houdt in dat de grootte van de inbreuk in de privésfeer van een person proportioneel moet zijn ten opzichte van het doel dat moet worden bereikt. Als een onderzoeker bijvoorbeeld alleen wil weten welke e-mails een werknemer tijdens een bepaalde periode heeft gestuurd, dan vraagt hij niet alle e-mails van die werknemer op, maar alleen de e-mails van die specifieke periode. Zo blijft de inbreuk op de privacy zo beperkt mogelijk.
Tijdens de scoping van een onderzoek wordt bepaald welke informatie nodig zal zijn om de onderzoeksvragen goed te kunnen beantwoorden. Het proportionaliteitsbeginsel wordt hier toegepast om de grenzen te bepalen. Tijdens het onderzoek komt een onderzoeker er mogelijk achter dat hij extra informatie moet vergaren. De scoping moet dan worden bijgesteld en ook dan zal weer moeten worden voldaan aan het proportionaliteitsbeginsel.
Het subsidiariteitsbeginsel houdt in dat er een onderzoeker gebruik moet maken van het minst ingrijpende middel om het doel te bereiken dat hij voor ogen heeft. Als er meerdere manieren zijn om een bepaald doel te bereiken, dan is de intern onderzoeker verplicht het minst ingrijpende middel toe te passen.
Bij een intern onderzoek zal er, naast het bepalen van welke informatie er moet worden vergaard, ook bepaald moeten worden hoe deze informatie wordt vergaard. Er zijn verschillende onderzoeksmiddelen die ingezet kunnen worden tijdens een onderzoek. Op deze middelen zal dieper worden ingegaan in een toekomstige blog. Waar het om gaat bij het subsidiariteitsbeginsel is dat een intern onderzoeker altijd moet afwegen welke onderzoeksmiddelen er beschikbaar zijn en welke noodzakelijk zijn voor het onderzoek.
Wanneer bepaald is welke gegevens er moeten worden verzameld en op welke manier dit wordt gedaan, moet er ook aandacht worden besteed aan hoe deze gegevens worden verwerkt. Als het gaat om het verwerken van privé gegevens, zijn er speciale regels waaraan een intern onderzoeker moet voldoen. Deze staan in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, oftewel de AVG. In de volgende blog zullen deze regels worden uitgelegd.