In de vorige blog heb ik een introductie gegeven tot interne onderzoeken en fraude. In deze blog ga ik verder in op het juridische kader van een intern onderzoek. Aan welke voorwaarden moet worden voldaan voordat een onderzoek kan worden gestart? En waar ligt de grondslag voor een intern onderzoek in de wet?
Bekijk hieronder de video-samenvatting van deze blogpost:
Aanleiding van een onderzoek
Er moet een gegronde reden zijn voordat een intern onderzoek kan worden gestart. Deze reden wordt een vermoeden van een onregelmatigheid genoemd. Dit uit zich meestal in de vorm van een melding of signaal van iemand binnen (of buiten) het bedrijf, die aangeeft dat één of meerdere personen abnormale handelingen hebben verricht. Een voorbeeld hiervan is als Jan de accountant ziet dat Piet de kantoormedewerker hoge bedragen binnenkrijgt vanuit een onbekende bron, terwijl daar geen reden voor is. Zodra Jan hier een melding van maakt, is er bij het bedrijf een vermoeden van een onregelmatigheid en kan er een intern onderzoek worden gestart. Helaas blijkt dat dit in de praktijk niet altijd goed gaat, zoals bij de Belastingdienst, waar meldingen van ondeugdelijke praktijken jarenlang niet intern werden aangekaart.
Een intern onderzoek kan worden uitgevoerd door een interne afdeling in het bedrijf zelf, of door een derde partij, zoals een onderzoeksbureau, accountant of advocaat.
Grondslagen van een intern onderzoek
In de wet is het moeilijk om een grondslag te vinden voor intern onderzoek. Het is niet zomaar uit de wet op te maken dat een werkgever een intern onderzoek kan starten, laat staan wanneer of door wie dit gebeurt. Vanuit een tweetal artikelen kan worden beredeneerd dat een werkgever wettelijk gezien een intern onderzoek mag starten.
Allereerst artikel 7:611 BW. In dit artikel staat dat een werkgever en werknemer verplicht zijn om zich als een goed werkgever en goed werknemer te gedragen. Wanneer een werknemer fraude pleegt, ontstaat er een vertrouwensbreuk tussen de werknemer en de werkgever. De werkgever heeft op grond van goed werkgeverschap de plicht om deze breuk weg te nemen.
Vervolgens kan uit artikel 7:660 BW worden afgeleid op welke manier de werkgever de vertrouwensbreuk kan wegnemen. Dit artikel verstrekt het recht van instructie aan een werkgever. De werkgever heeft het recht om een werknemer instructies te geven die moeten worden opgevolgd. Uit algemene juridische literatuur is op te maken dat dit ook leidt tot het recht om te controleren of een werknemer de instructies opvolgt.
Uiteindelijk betekent dit dus dat als een werknemer zich niet als goed werknemer gedraagt (omdat hij vermoedelijke fraude pleegt), een werkgever op grond van het instructierecht mag controleren (middels een intern onderzoek) of de werknemer zich niet goed gedraagt.
Het verdere verloop
Een interne onderzoeker krijgt een opdracht binnen van een werkgever wanneer deze fraude vermoed. Nadat de onderzoeker de opdracht heeft ontvangen en de onderzoeksvragen zijn vastgesteld, kan hij het interne onderzoek starten. Hierbij zal hij eerst een zogenaamde scoping uitvoeren. Dit is een fase van het proces waarin bepaald wordt welke informatie er hoogstwaarschijnlijk allemaal nodig is, van wie deze informatie is, en op welke manier deze zal worden vergaard. Nadat de scope is bepaald, zal de informatie in kwestie worden verzameld, geanalyseerd en verwerkt. Deze fase van het onderzoek neemt vaak de meeste tijd in beslag. Aan het einde van het onderzoek zal er een rapport worden opgesteld dat alle feiten weergeeft en waarin de onderzoeksvragen worden beantwoord.
Bescherming van de werknemer
Een intern onderzoek is een ingrijpend onderzoek dat grote inbreuk kan maken op de privésfeer van een werknemer. Om de werknemer te beschermen tegen deze inbreuk, zijn er regels en beginselen waaraan een intern onderzoeker zich moet houden. De komende blogs zullen hier dieper op in gaan. In de volgende blog komen de belangrijkste beginselen aan bod.
