Nederlandse organisaties die werken met grote hoeveelheden chemische stoffen, krijgen altijd te maken met een flinke lijst aan Nederlandse en internationale wet- en regelgeving. Dat dit niet altijd goed gaat, blijkt na berichten vorig jaar van onzorgvuldig gebruik van chroom-6 door de Nederlandse luchtmacht en de gemeente Tilburg in samenwerking met NedTrain. Ook hier geldt weer dat met goed datamanagement – bijvoorbeeld met een eDiscovery-systeem een hoop problemen kunnen worden voorkomen.
Enkele maanden later constateerde een onafhankelijke commissie dat ruim achthonderd mensen op een NS-werkplaats in Tilburg mogelijk in aanraking zijn gekomen met chroom-6, zonder dat zij adequate bescherming hadden, met als gevolg hevige gezondheidsklachten bij een aantal van hen. Zowel de gemeente als de NS en NedCar hebben excuses gemaakt en bekijken of er schadevergoeding aan de arbeiders moet worden geboden. De politie en het Openbaar Ministerie (OM) doen onderzoek naar de werkplaats om te bepalen of voorschriften op het gebied van arbeidsomstandigheden en milieu zijn nageleefd.
Beide berichten hebben overeen dat het, ondanks een scala aan veiligheidsvoorschriften, toch kon gebeuren dat betrouwbaar geachte (semi-)overheidsinstanties zich geen raad wisten met extreem gevaarlijke chemicaliën. Wat de precieze oorzaak van de misstanden is, zal nog moeten blijken. Maar het is duidelijk dat er bij het vervoeren, opslaan en bewerken van chemische stoffen uiterste zorgvuldigheid moet worden betracht om aan alle regels te voldoen.
Zo eist de Europese verordening REACH (Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction of Chemicals) dat van alle chemische stoffen in de EU moet kunnen worden aangetoond hoe deze veilig kunnen worden gebruikt. De bewijslast ligt hier bij bedrijven: importeurs, fabrikanten en downstreamgebruikers die chemische stoffen gebruiken in hun proces, moeten hun stoffen registreren en samenwerken met andere bedrijven die dezelfde stof registreren. Ook moeten ze risicobeperkende maatregelen bekend maken aan de gebruikers.
In de procedures van REACH staan de procedures vastgelegd voor het verzamelen en beoordelen van informatie over de eigenschappen en gevaren van stoffen. Het Europees Agentschap voor Chemische Stoffen (ECHA) ontvangt individuele registraties en beoordeelt deze op naleving. De EU-lidstaten evalueren de geselecteerde stoffen om te kijken of deze een gevaar vormen voor de gezondheid van mens en het milieu.
Bedrijven zijn verantwoordelijk voor het verzamelen van informatie over de eigenschappen en gebruiksvormen van de stoffen die zij vervaardigen of importeren in hoeveelheden van meer dan één ton per jaar. Ze moeten ook de gevaren en potentiële risico's van de stof beoordelen en dit als bewijsmateriaal kunnen overleggen. Deze informatie sturen zij door naar de ECHA middels een registratiedossier met daarin de gevareninformatie en waar nodig een beoordeling van de risico's die het gebruik van de stof kan opleveren en de wijze waarop deze risico's moeten worden beheerst.
Registratie is van toepassing op de stoffen zelf, maar ook op stoffen in mengsels of in sommige voorwerpen. Aan de hand van het ‘één stof, één registratie’ beginsel moeten fabrikanten en importeurs van dezelfde stof hun registratie gezamenlijk indienen, waardoor ze verplicht zijn goed samen te werken.
Om snel aan een informatieverzoek van de toezichthouder te kunnen voldoen of op een publieke oproep om transparantie te kunnen reageren, is het van het grootste belang dat een organisatie direct een correct en compleet overzicht heeft van alle chemische stoffen waarmee het werkt of heeft gewerkt. Niet alleen registratie van de stoffen is noodzakelijk, maar ook documenten zoals Master Safety Data Sheets (MSDS), Techical Data Sheets (TDS), testrapportages en etiketten, moeten beschikbaar zijn. Alleen een geavanceerd datamanagementsysteem als eDiscovery voldoet hier om deze gigantische hoeveelheden aan elektronisch opgeslagen informatie goed te kunnen bewaren, verzamelen en verwerken. Niet alleen bespaart de organisatie op tijd en kosten, ook verbetert met de volledig geautomatiseerde interne workflows de samenwerking met de inspectie uit Den Haag en Brussel, met de fabrikant en de klanten.
Met het door ZyLAB ontwikkelde eDiscovery behoudt een organisatie de controle op de eigen data en verwerking van chemicaliën en beperkt het de risico’s van hoge boetes en reputatieschade. Lees hier meer over de voordelen van eDiscovery.