In de vorige blog bespraken we de stappen in een Woo-procedure die doorlopen moeten worden voordat we in ZyLAB ONE kunnen zoeken naar relevante documenten. In deze blog bespreken we de tools die dit zoeken snel en eenvoudig maken. Allereerst nog even voor de duidelijkheid, we bevinden ons nu in de fase "selecteren & analyseren":
Ontdubbelen en filteren
Met behulp van de tools in ZyLAB ONE kunnen we snel en eenvoudig zoeken. Zodra de data is geüpload, wordt deze gefilterd op duplicaten. De (mogelijk) dubbele documenten krijgen een ‘Duplicaat-label’, zodat ze snel te herkennen zijn. Deze eerste stap in het filteren van documenten, bespaart al enorm veel tijd en werk.
De volgende stap is het filteren van de documenten op relevantie. Want hoewel het ontdubbelen al veel tijd en werk bespaart, kan ook dit een behoorlijke klus zijn, zeker wanneer het gaat om veel en/of gecompliceerde documenten.
Met een query ofwel zoekvraag, kunnen we gericht zoeken naar specifieke documenten en kunnen we deze filteren op relevantie door de standaard-labels voor Woo-zaken te gebruiken.
Aan de hand van de PPB-vragen (personen, periode en bronnen), kan de query worden opgesteld. Deze geeft ZyLAB ONE de opdracht om op zoek te gaan naar specifieke documenten voor de beantwoording van het Woo-verzoek. Een query voor het opzoeken van een BSN-nummer is bijvoorbeeld:
“(1 of {sofi, sofi nummer~1, sofinummer~1, sofi nr, sofinr, burgerservicenummer~2, burger~1 service~1 nummer~1, burgerservice~2 nummer~1, burger~1 servicenummer~2, burgerservice~2 nr, burg nummer~1, burg nr, bsn, bsn nummer~1, bsn nr, bsnummer, bsnnummer}) p/3 (1 of {[0-9]{9}, [1-9][0-9]{7}, [0-9]{2,5}.[0-9.]{2,5}.[0-9.]{2,5}})”.
Geen zorgen, zo’n query hoeft u niet bij iedere zoekvraag opnieuw te verzinnen. Deze kunt u gewoon uit deze blog kopiëren en hergebruiken.
Selecteren op relevantie
Na het toepassen van de query, kunt u de gevonden documenten filteren op relevantie. Dit kan met behulp van de standaard-labels die zich reeds in de Woo-zaken bevinden. Het gebruik van de labels is tevens bevorderlijk voor het overzicht in de inventarisatielijst die tussentijds of bij de productie van de documenten kan worden aangemaakt.
Technology Assisted Review
Naast het zoeken met zoekvragen, kunt u ook zoeken met behulp van de TAR- en topic modelling functie. Hiermee wordt een aantal documenten, ook wel een ‘batch’ genoemd, gefilterd op relevantie waarna de machine gaat zoeken naar soortgelijke relevante documenten.
Binnen korte tijd is het zo mogelijk om wel een half miljoen documenten te beoordelen.
Anonimiseren
Wanneer alle documenten met behulp van de genoemde tools zijn gevonden, maken we deze klaar voor openbaarmaking. Hieronder valt onder meer het anonimiseren van gevoelige informatie en het mogelijk opvragen van een zienswijze.
Nieuwsgierig geworden naar de tools die ZyLAB aanbiedt voor het anonimiseren en annoteren? Houd daarvoor de komende blogs in de gaten!
