Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de weigeringsgronden uit de Woo is het verplicht om in documenten die via een Woo-verzoek worden opgevraagd, bepaalde gegevens te anonimiseren. Het gaat om onder andere om (bijzondere) persoonsgegevens, staats- en bedrijfsgeheimen, informatie die de veiligheid van de Kroon kan schenden en persoonlijke beleidsopvattingen.
Wanneer alle documenten met de zoekmogelijkheden binnen ZyLAB ONE zijn gefilterd op relevantie, is het noodzakelijk om bovengenoemde gegevens te anonimiseren.
Zonder gebruik van de juiste tools, is anonimiseren een van de meest tijdrovende klussen in het Woo-proces. En wanneer er bij het anonimiseren fouten worden gemaakt, heeft dit vaak ernstige consequenties.
Met behulp van ZyLAB ONE is anonimiseren echter zo gebeurt. ZyLAB ONE biedt de mogelijkheid om dit handmatig te doen, door middel van een klik-en-sleep functie óf automatisch met behulp van de ‘auto redact tool’. In deze blog ga ik verder in op het automatisch anonimiseren.
Een voorbeeld van het anonimiseren is door in de ‘Auto Redact Tool’ in ZyLAB ONE, een *@* teken in te voeren. Met behulp van dit teken, worden alle e-mailadressen, behalve het @-teken geanonimiseerd. Hierbij kan de gebruiker tevens selecteren, welk deel van het e-mailadres geanonimiseerd moet worden. Dit geldt ook voor het automatisch anonimiseren van namen, titels, BSN-nummers, rekeningnummers, adressen en meer.
Zoals te zien in bovenstaand voorbeeld, staat er op het geanonimiseerde tekstdeel een code: ‘(10)(1d)’. Deze code geeft de grond voor het anonimiseren weer. In dit geval:
artikel 10 lid 1 sub d Woo: het verstrekken van deze informatie blijft achterwege voor zover dit persoonsgegevens betreft als bedoeld in de artikelen 9, 10 en 87 van de Algemene verordening gegevensbescherming, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt.
Naast anonimiseren is het in ZyLAB ONE mogelijk om een (deel van het) document te annoteren. Dit annoteren kan worden toegepast met dezelfde klik-en-sleep functie als bij het handmatig anonimiseren. De functie van het annoteren is nuttig voor het plaatsen van (uitgebreide) opmerkingen in het document of voor onderbouwing van een label of het opvragen van een zienswijze.
Het anonimiseren en annoteren is ook zeer behulpzaam bij het behandelen en opvragen van een zienswijze bij een derde. Maar door wie en wanneer wordt een dergelijke zienswijze eigenlijk opgevraagd? Bekijk daarvoor de volgende blog en video.