In de voorgaande blogs is er gesproken over het kader dat de Woo stelt en verschillende aspecten waar gedurende de Woo-procedure rekening mee moet worden gehouden.
In deze blog gaan we in op de inhoudelijke behandeling van een dergelijk verzoek en dan met name in de voorfase.
Want hoe kan de opgevraagde informatie eigenlijk het snelst en op de meest eenvoudige manier worden geselecteerd om vertraging aan het begin van het proces alvast zo veel mogelijk te voorkomen?
‘PPB-vragen’
Zodra het Woo-verzoek ontvankelijk is verklaard en bij de juiste afdeling ligt, dient allereerst de vraag van de verzoeker goed uiteen te worden gezet. Welke informatie wordt er precies opgevraagd en om welke bestuurlijke aangelegenheid gaat het verzoek?
Vervolgens dient te worden gekeken waar deze informatie zich precies bevindt. Deze kan namelijk zitten in mailboxen, notities, zaaksystemen, een document managementsysteem (DMS) of ergens anders in de organisatie.
Om zo gericht mogelijk te zoeken kan het relevant zijn om hier de zgn. ‘PPB-vragen’ voor te gebruiken:
- Welke personen zijn er bij de bestuurlijke aangelegenheid betrokken?
- Welke periode betreft het?
- En in welke bronnen kan dat staan?
Selecteren en anonimiseren
Wanneer alle informatie is verzameld, dient deze te worden geclassificeerd. Hierbij wordt er onder meer gekeken naar welke informatie overbodig is of juist relevant is voor de beantwoording van het Woo-verzoek.
Daarnaast is het heel belangrijk dat er wordt gekeken naar welke informatie er wel of niet mag worden geopenbaard in verband met de Algemene Verordening Gegevensbescherming of de weigeringsgronden als in art. 10 Woo.
Al deze werkzaamheden zijn vaak zeer tijdrovend en vergen uiterste concentratie. Gelukkig zijn dit ongemakken die met de ZyLAB ONE tools weggenomen kunnen worden.
De verzamelde informatie wordt op eenvoudige wijze uit de eigen systemen geëxporteerd en vervolgens geüpload in ZyLAB ONE. Hier wordt het mogelijk om snel én eenvoudig relevante documenten te filteren. Daarnaast kan de informatie, die niet mag worden geopenbaard, zoals privacygevoelige informatie of Staatsgeheimen, gemakkelijk worden geanonimiseerd met de ‘aflaktool’. ZyLAB ONE zorgt ervoor dat deze anonimiseringen definitief worden gemaakt in de productiefase, zodat er niet ongewenst informatie uitlekt.
Volgende blog
Bent u nieuwsgierig geworden hoe het selecteren van de relevante documenten en het anonimiseren daarvan precies in zijn werk gaat? Houd dan de komende blogs over het aflakken en beoordelen van de relevantie in de gaten!
