Het is van belang dat u als organisatie ervoor zorgt dat wanneer u persoonsgegevens verwerkt deze gegevens accuraat zijn en blijven. Het kan echter voorvallen dat u op dat moment persoonsgegevens verwerkt die niet (meer) kloppen, of dat een betrokkene er via een inzageverzoek achter komt dat de gegevens onjuist zijn. De betrokkene heeft dan, op grond van de AVG, het recht op rectificatie. Tevens heeft de betrokkene het recht om de gegevens aan te vullen wanneer deze incompleet zijn. In deze blog gaan we, naar aanleiding van het recht op inzage, in op het recht op rectificatie AVG. Recht op rectificatie
Op grond van artikel 16 AVG kan een organisatie na een inzageverzoek te maken krijgen met het recht op rectificatie, wanneer blijkt dat persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn, onvolledig of niet relevant zijn voor het verwerkingsdoeleind, of als de gegevens gebruikt worden in strijd met de wet. Het gevolg is dat de gegevens van de betrokkene direct verbeterd moeten worden als hij of zij terecht aangeeft dat ze onjuist zijn, en dat gegevens aangevuld worden indien de gegevens onvolledig zijn.
Enkele voorbeeldsituaties uit de praktijk:
De HR-afdeling houdt gegevens bij van elke werknemer in uw organisatie. Een van uw werknemers is vorige week getrouwd en wil graag zijn of haar naam wijzigen omdat hij of zij de naam van zijn of haar echtgenoot of echtgenote heeft overgenomen.
Een abonnee die een abonnement heeft bij uw organisatie voor kabeltelevisie, internet en mobiele telefonie, wilt graag haar adres wijzigen omdat hij of zij verhuisd is naar een andere woning.
Een kredietbureau verwerkt informatie van een voormalig woningverhuurder. Na een inzageverzoek bij het kredietbureau komt de huidige bewoner erachter dat er geregistreerd staat dat hij twee maanden huur verschuldigd is aan de vorige woningverhuurder. Na een rechtsgeding waarbij zijn vordering van twee maanden ongegrond zijn verklaard door de rechter, vraagt de huidige bewoner aan het kredietbureau om de gegevens waarover het bureau beschikt te corrigeren, zodat hij hiervan in de toekomst geen nadeel ondervindt.
Een persoon heeft een nieuw appartement gekocht in Amsterdam en ging naar de bank om een hypotheek af te sluiten. Bij het invullen van de formulieren maakte zij een fout waardoor een verkeerde geboortedatum in het systeem van de bank kwam te staan. Zij besefte dit pas toen ze een hypotheekaanbod kreeg en de premie voor de bijbehorende levensverzekering hoger was dan eerder was vastgesteld. Ze nam meteen contact op met de bank om haar persoonsgegevens te corrigeren.
In het geval van een verzoek tot het verwijderen van een BSN uit het btw-nummer, kan deze niet worden gebaseerd op het rectificatierecht. Gezien het btw-nummer op zichzelf feitelijk juist is. Dit volgt uit een uitspraak van de rechtbank Amsterdam.
Als organisatie bent u verplicht om binnen één maand per brief of e-mail te reageren op het verzoek tot rectificatie, tenzij het verzoek te ingewikkeld is dan mag u de termijn verlengen naar twee maanden. Daar staat wel tegenover dat u binnen één maand aan de betrokkene laat weten dat de termijn verlengd is, en de reden waarom.
Het recht op rectificatie is niet bedoeld om indrukken, meningen, onderzoeksresultaten en conclusies waar de betrokkene niet achter staat, te corrigeren of te laten verwijderen door een organisatie. De juistheid van die indrukken of meningen, of onderzoeksresultaten en conclusies kan door een betoog in een procedure aan de orde worden gesteld. Een organisatie hoeft dus bijvoorbeeld gedeelten van rapportages niet te corrigeren of te verwijderen als de betrokkene zich er niet mee kan verenigen. Wel kan het zijn dat feitelijke weergave van een verklaring van de betrokkene onjuist blijkt te zijn. Als de verklaring feitelijk niet juist is, kan er een beroep worden gedaan op het recht van rectificatie. Dit blijkt uit een uitspraak van de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State.
Om succesvol het recht op rectificatie uit te kunnen voeren is het handig om in ieder geval te letten op het volgende:
Taal en vorm: de communicatie richting de betrokkene dient op een beknopte, transparante, begrijpelijke en toegankelijke vorm en in duidelijke taal plaats te vinden.
Deugdelijke vaststelling identiteit van de betrokkene: als organisatie bent u verplicht om de betrokkene eerst te identificeren als rechtmatige verzoeker voordat u zijn of haar verzoek in behandeling kan nemen.
Kosten: als organisatie dient u het recht op rectificatie kosteloos uit te voeren, tenzij u een rectificatieverzoek herhaaldelijk ontvangt. In dat geval mag u administratieve kosten in rekening brengen.
Derde ontvangers: Als organisatie dient u de subverwerkers en andere organisaties van de persoonsgegevens, op de hoogte te stellen van het verzoek tot rectificatie van de gegevens.
Kortom, is het recht op rectificatie dus een recht om persoonsgegevens, die zijn opgeslagen door een organisatie, onder bepaalde omstandigheden te corrigeren. Daarnaast kan de betrokkene middels het recht op rectificatie gegevens aanvullen wanneer deze ontbreken of onvolledig zijn. In de volgende blog gaan we in op het recht op verwijdering AVG.