De afhandeling van een uitgebreid informatieverzoek op basis van de Wet open overheid (Woo) kan voor de behandelend ambtenaar een ware strafexpeditie zijn. Urenlang is hij of zij bezig met het doorschiften van beleidsdocumenten en digitale informatie, soms over meerdere jaren heen. Alle irrelevante data, privacy- en concurrentiegevoelige informatie moet handmatig worden weggelakt. Zonde van de tijd en ondertussen worden de reguliere werkzaamheden er niet minder op. Maar door de afhandeling van grote Woo-verzoeken slim te organiseren, kan een overheidsdienst enorme efficiëntieslagen maken.
Tijdens een recent webinar bediscussieerden George Meurders (provincie Gelderland) en Johan Boersma (gemeente Smallingerland) onder leiding van professor Jan Scholtes (Universiteit van Maastricht en CSO bij ZyLAB) hoe het beste kan worden omgegaan met grote Woo-aanvragen. Uit het geanimeerde gesprek kwamen een aantal tips & tricks naar voren waarmee een ambtelijke organisatie zich tijd, geld en moeite bespaart wanneer er een grootschalig Woo-verzoek binnen komt. Hieronder zijn de zes beste tips uiteengezet.
Gebrekkige communicatie binnen een overheidsorganisatie of tussen verschillende diensten is funest voor een goede afhandeling van grote Woo-aanvragen. Wanneer niet duidelijk is welke taken bij welke medewerker liggen, of de ambtenaar onvoldoende inhoudelijke kennis heeft waardoor per ongeluk de verkeerde informatie wordt gedeeld, kan dit leiden tot kostbare fouten met juridische of zelfs politieke gevolgen.
Daarentegen wordt met goede afspraken voorkomen dat het wiel steeds opnieuw moet worden uitgevonden, bouwt de organisatie ervaring en expertise op en perfectioneert het de Woo-afhandeling in de loop van de tijd. Door de informatie te categoriseren en centraal onder te brengen, wordt het opzoekwerk geminimaliseerd. In een ‘Woo-handboek’ kan de afhandeling worden gestandaardiseerd. Dit alles zorgt voor rust in de tent en een beter gevoel bij het bestuur.
De breedst gedefinieerde Woo-verzoeken komen in de zomermaanden binnen, wanneer het komkommertijd is in medialand en journalisten op zoek zijn naar nieuwswaardige informatie bij de overheid. Nu is het niet zo dat wanneer het werk vertienvoudigt, tien keer meer mensen het werk wel aankunnen. Met name collega’s die verder af staan van de onderwerpen waarover het Woo-verzoek is ingediend, hebben meer tijd nodig om in de materie te duiken, waardoor de kans op fouten groter wordt.
De provincie Gelderland ondervangt dit probleem door medewerkers in de Woo te laten specialiseren. Piekperiodes worden op deze manier afgevlakt, doordat op cruciale momenten collega’s worden bijgeschakeld. Onder begeleiding van juristen leren ze hoe de keuzes worden gemaakt in het wel of niet delen van informatie.
Voor kleine organisaties die weinig Woo-verzoeken krijgen, heeft het weinig zin om medewerkers fulltime op de afhandeling te zetten. Volgens Boersma doen in de gemeente Smallingerland vier collega’s het ‘wobben’ er naast hun reguliere werkzaamheden bij. “Bij piekmomenten moeten dan wel alle zeilen worden bijgezet.” Maar bij grote organisaties zoals de provincie Gelderland levert de centralisatie van de Woo grote efficiëntieslagen op.
Voorheen kregen onervaren dossierhouders de grote Woo-verzoeken op hun bordje, waardoor zij telkens opnieuw bij nul moesten beginnen, met alle beginnersfouten van dien. Nu houden specialisten zich uitsluitend met de Woo bezig, inclusief de communicatie richting media en burgers. Zo stelt Meurders: “We organiseren iedere week Woo-sessies van een uur of drie, waarbij we bespreken op welke gronden we informatie wel of niet delen. Dat worden dan ook echt leuke bijeenkomsten en we creëren zo uniformiteit in onze afhandeling.”
Een trend die het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) sinds enkele jaren in gang heeft gezet, is om proactief overheidsinformatie online openbaar te maken. Zo kan bij toekomstige Woo-aanvragen worden verwezen naar de informatie op de website, wat organisaties veel werk bespaart.
Ook komt het proactief (online) delen van informatie de transparantie van het overheidshandelen ten goede. Informatie over vergunningen, aanbestedingen, (advies)rapporten of notulen van de gemeenteraad. Een aantal gemeenten, uitvoeringsorganisaties en kerndepartementen in Den Haag doet mee aan een pilotproject van BZK uit 2015 om informatie toegankelijker te maken, maar er is op dit gebied nog veel ruimte voor verbetering.
Met het doorschiften van duizenden beleidsdocumenten en emails in honderden gigabytes aan data; het selecteren van de relevante informatie en het weglakken van gevoelige gegevens moet uiterst zorgvuldig worden omgegaan. Fouten zijn bijna onvermijdelijk. Het is daarom van belang om een goede kwaliteitscontrole uit te voeren.
De gemeente Smallingerland controleert steekproefsgewijs de afhandeling van de Woo-verzoeken. In Gelderland wordt iedere Woo-aanvraag door twee juristen, die dat niet van elkaar weten, tegelijkertijd behandeld om te kijken of er verschillen zitten in het eindresultaat. Dat loopt behoorlijk in de kosten, omdat het urenlange werk tweemaal moet worden uitgevoerd.
Met de technologische ontwikkelingen van de laatste jaren kan veel van het monnikenwerk door software worden overgenomen. Zo kan de enorme hoeveelheid aan data die overheidsorganisaties jaarlijks produceren met geavanceerde software worden doorzocht en gefilterd op persoons- en bedrijfsnamen, adressen, telefoonnummers, rekeningnummers etc. Ook kunnen dubbele en incomplete teksten worden gescheiden van het uiteindelijke beleidsdocument.
De software is nog niet in staat om beleidsdiscussies in bredere context te begrijpen, maar in de ondersteuning van de Nederlandse taal worden steeds grotere vorderingen gemaakt. Uiteindelijk zal de mens altijd de laatste keuzes moeten maken over het wel of niet delen van informatie bij een groot Woo-verzoek, maar met de juiste technologie kan de ambtenaar het saaiste werk uit handen worden genomen.