Een naadloze overgang van de Wob naar de Woo (Wet open overheid), een groeiend aantal gebruikers, nieuwe zoek- en laktechnologie en een actieve bijdrage aan het debat over de open overheid. De activiteiten en bereikte resultaten van ZyLAB in 2022 smaken naar meer, vertellen Daniël Schuuring en Carel Martens. Bij ZyLAB vormen zij samen met andere collega’s ‘Team Wob’, en sinds 1 mei natuurlijk: ’Team Woo’.
Daniël Schuuring: ‘Voor ZyLAB was de belangrijkste gebeurtenis van 2022 toch wel de overgang van de Wob naar de Woo, op 1 mei. Op die datum werden bijvoorbeeld alle Wob-verzoeken die in behandeling waren bij een overheid, en dus nog niet waren afgehandeld, automatisch en per direct een Woo-verzoek. Voor het lakken van documenten had dat grote gevolgen. Elk gedeelte dat je lakt moet je namelijk voorzien van een weigeringsgrond. Die wordt uitgedrukt in codes die verwijzen naar een wetsartikel. Was je op 1 mei halverwege het beoordelen van een Wob-verzoek, dan kon je de helft opnieuw gaan labelen met Woo-codes.’
Carel Martens: ‘De software van ZyLAB kon dat ondervangen. De oude wettelijke codes werden daarmee automatisch omgezet in de nieuwe. Ons services team heeft dat goed voorbereid, waardoor onze klanten geen last hadden van vertraging of blokkades bij het afhandelen van de verzoeken. Echt een prestatie, want we zijn dit jaar weer gegroeid. Inmiddels zitten er ongeveer 73 miljoen bestuursorgaan-documenten in onze software. Als je daar wat in gaat veranderen, kun je geen risico’s nemen.’
Daniël: ‘Het lakken blijft een belangrijk onderdeel, ook bij Woo-verzoeken. In 2022 hebben we het lakken wederom wat vriendelijker kunnen maken, met teksten die wit worden in plaats van zwart en met functies om duidelijk weer te geven dat pagina’s buiten de reikwijdte van het verzoek worden gelaten. Deze aanpak voorkomt documenten met tientallen gelakte pagina’s. Hier schreef ik eerder dit jaar een blog over. En we hebben onze modellen voor artificiële intelligentie verbeterd, met name voor persoonsnamen in Nederlandstalige teksten. Persoonsnamen worden het meest gelakt en als je die automatisch kunt herkennen, scheelt dat veel tijd en geld.’
Carel: ‘Veel mensen blijven vinden dat het openbaar maken van overheidsinformatie sneller kan. Scandinavië zou het veel beter doen. We hebben dit jaar de proef op de som genomen met drie Woo-verzoeken in Noorwegen. De resultaten kwamen snel, maar waren incompleet en volledig in strijd met onze AVG. Over deze ervaring schreven we ook een blog: het blijkt dat we in Nederland heel compleet zijn en dat we meer aan privacybescherming doen dan andere landen. Zorgvuldigheid kost nu eenmaal tijd.’
Daniël: ‘We dragen graag bij aan een complete beeldvorming over besluitvorming. En aan een open overheid. Ik vond het dan ook erg leuk dat we dit jaar uitgenodigd werden bij het Adviescollege Informatiehuishouding en Openbaarheid, dat is opgericht onder de Woo.’
Carel: ‘Ja, we konden daar de archivering aankaarten. Veel informatieverzoeken gaan namelijk over de bestuurlijke besluitvorming en daar is de archiveringsstructuur niet op ontworpen. Omdat we vandaag de vraag van morgen niet kennen, is zo’n structuur ook niet de methode voor de veelbesproken openbaarheid. De zoekslagen zoals wij die kennen vormen steeds weer het vertrekpunt. Het adviescollege gaat daar nu naar kijken. En wij denken natuurlijk graag mee over passende zoektechnologie hiervoor.’
Daniël: ‘Het is mooi om te merken dat we als marktpartij vaker geraadpleegd worden. Er is sowieso veel interesse in oplossingen om Woo-verzoeken goed af te handelen. Zo waren onze tien webinars dit jaar erg goed bezocht.’
Carel: ‘De trend die ik dit jaar ook zag is dat het klassieke denken bij overheden om software zelf aan te schaffen, te installeren en te beheren, aan het verschuiven is. Zelfs staatssecretarissen geven aan dat het werken met Cloud services een alternatief is met meer effectiviteit en minder belasting voor de eigen organisatie.’
Daniël: ‘De Woo inspireert ons om te blijven innoveren. Zo zijn door de Woo twee typen gebruikers bij elkaar gekomen. Je hebt de groep juristen die onder de Wob de ingediende verzoeken afhandelden, we noemen dat nu de ‘passieve Woo’. De actieve Woo aanpak komt daar nu bij: medewerkers die periodiek bepaalde standaarddocumenten gelakt moeten opleveren. Twee verschillende vakgroepen met heel verschillende behoeftes en werkwijzen.’
Carel: ‘Daarom werken wij nu aan een speciale versie voor de actieve openbaarmaking. Archief-gebruikers die het standaardlakwerk doen zien nu nog zestien knoppen op hun scherm, terwijl ze er maar drie gebruiken. Dat kan dus veel gebruiksvriendelijker, meer gestandaardiseerd en eenvoudiger.’
Daniël: ‘En natuurlijk gaan we door met andere vernieuwingen. Daarover wil ik nu nog niets verklappen. We blijven ook in 2023 graag verrassen.’
2022 in enkele cijfers
ZyLAB is gegroeid in 2022 op het gebied van informatieverzoeken en onderzoeken bij bestuursorganen naar:
- Bestuursorganen (Ministeries, Provincies, Gemeenten, Waterschappen, Omgevingsdiensten, Veiligheidsregio’s, GGD’s en ZBO’s): meer dan 60.
- Gelijktijdige gebruikers (juristen en beleidsambtenaren) gemiddeld in 2022: meer dan 2.000.
- Aantal onderzoeken en verzoeken in behandeling in december 2022: meer dan 800
- Hoeveelheid verwerkte data in 2022: 170 Terabyte
- Data voor inhoudelijke beoordeling na ontdubbelen in 2022: 110 Terabyte
- Online documenten t.b.v. Beoordeling en Openbaarmaking: 73.500.000 stuks.
